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以初學者的角度,來看待電腦教學這回事。

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Word要怎麼使用條碼Barcode呢?條碼字型Free 3 of 9

Word要怎麼使用Barcode條碼呢?

「Barcode條碼」這種東西,大家可能都只是在賣場結帳時,看到店員掃描產品身上的條碼,就可以知道這樣產品的價格,其實這東西也沒什麼大不了的,說出來你一定能理解的,你想像一下,如果在結帳時,店員都要將每一項「產品編號」,輸入到收銀機的話,那每個人的結帳不是要花上很長的時間嗎?

所以,就有人把這些「產品編號」,變成一種「固定的符號」,方便來讓「條碼機」讀取,這樣就能快速的輸入一長串的文字,也就能加快處理的速度了,而這個「條碼機」就好像「電腦鍵盤」一樣,都是用來輸入文字的工具。

可能有很多人不曉得條碼這東西,其實我們也可以自行產生,應用到我們平常的事務處理之中,像我以前的公司,它的訂單管理,我就把條碼應用在「落落長(台語)」的「訂單編號」上面,這樣我們平常在作業時,就不用在為了輸入訂單編號,而浪費許多的時間。

那問題來了,在Word中,要怎麼使用Barcode呢?

也許有人會用插入「物件」的方式,在Word中產生條碼,當然這也是一種方式,但其實有另一種方式,更加的簡單,就是利用「字型」。

我也真的很不敢相信,居然有「條碼字型」這玩意,也真沒有想到,原來使用起來,實在非常的簡單,而且完全都是免費的,這個條碼字型就是「Free 3 of 9」,大家可以從以下網站,去下載這個字型。

free3of9_barcode_font-01.jpg

Free 3 of 9 => 字型下載

Free 3 of 9條碼字型的使用教學

Step 1. 先解壓縮「free3of9.zip」檔案之後,再安裝「free3of9.ttf」這個字型,而在Windows 7之後的字型安裝教學,請參考這篇文章「如何在Vista、Windows 7及Windows 8中安裝字型及刪除字型?」。

free3of9_barcode_font-02.jpg

解壓縮之後的字型檔有兩個,一個是「標準字型檔」,另一個是「擴充字型檔」,這兩個的差別在於,擴充字型檔還支援一些常用的符號,因此你可以兩個都安裝,或者只安裝某一個。

  • free3of9.ttf – Basic 3 of 9 standard
  • fre3of9x.ttf – Free 3 of 9 Extended (支援 $ % + -)

Step 2. 接著打開Word,輸入想要變成條碼的文字,我以「ABCD1234」為示範,如下圖:

free3of9_barcode_font-03.jpg

Step 3. 先選取這些文字之後,再從「字型」中選擇「Free 3 of 9」即可,如下圖:

free3of9_barcode_font-04.jpg

接著可以手機下載個Barcode Scanner來掃描看看,結果你會發現到,怎麼不能掃…

原來還要再從要變成條碼文字的左右側,再加入一個星號「*」,例如「ABCD1234」,就變成「*ABCD1234*」,為什麼要這樣呢?雖然我沒有學過條碼要怎麼產生,但我想這是為了要防呆吧,在前後加上「已知」的符號,就可以讓條碼掃描器知道掃描的條碼有沒有異常,也可以知道開始到結束的位置。

free3of9_barcode_font-05.jpg

Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件

合併列印與Microsoft Outlook

之前寫的「合併列印」教學受到相當大的迴響,原本我以為合併列印沒有辦法使用在Outlook,原來是我搞錯了,所以接著再來補上合併列印之三:結合Outlook的教學,也就是利用合併列印的功能,直接結合Outlook來寄出在Word所編輯的內容。

我準備了兩個練習用的檔案,一個是E-Mail清單的「mail_list.xlsx」,另一個是Word感謝信文件的內容「thank_you.docx」,請下載底下這兩個檔案,方便您練習:

Step 1. 首先,準備好要寄信的清單,最基本你一定要有「電子信箱」這個欄位,以我的範例來說,我還多建立了一欄「姓名」,為了是要在感謝信中提及客戶的姓名,所以如果你有要再客製特別的內容的話,可以依照自己的需求來新增。

word_mail_merge-1.jpg

Step 2. 開啟您的Word,並切換到「郵件」頁籤,接點選「啟動合併列印」的「電子郵件訊息」,如下圖:

word_mail_merge-2.jpg

Step 3. 接著點擊同樣在「郵件」頁籤裡的「選取收件者」,並且選擇「使用現有清單」,如下圖:

word_mail_merge-3.jpg

選擇我們的郵件清單範例檔案「mail_list.xlsx」。

word_mail_merge-4.jpg

因為我們的資料都在Sheet1裡,所以保持選擇「Sheet1$」的狀態,然後再點擊〔確定〕。

word_mail_merge-5.jpg

Step 4. 接著就是要插入「合併欄位」的部份,我們在這只需要在最前的的地方,插入「姓名」欄位即可,當然除這個之外,如果你有其它的欄位要插入,也可以在這個步驟中一併做編輯。

word_mail_merge-6.jpg

插入之後,就會有「<<姓名>>」這個符號出現在插入的文件之中。</姓名>

word_mail_merge-7.jpg

Step 5. 要寄出的信件都編輯後,就可以點擊「完成與合併」,然後再點選「傳送電子郵件訊息」。

word_mail_merge-8.jpg

出現「合併到電子郵件」的設定對話盒時,在收件者的下拉式選單中,請選擇「電子信箱」,這個「電子信箱」就是我們xlsx檔案中的「電子信箱」的欄位,而在「主旨列」中,可以輸入你想要的信件主旨,設定完成後,再點擊〔確定〕。

word_mail_merge-9.jpg

Step 6. 無論你Outlook有沒有開啟,剛才合併列印的信件,都會被送進「寄件匣」中,所以你一開啟你的Outlook時,這些信件就會馬上開始寄出去。如下圖可以看到我們合併列印的三筆資料,都已經準備要寄出去了。

word_mail_merge-10.jpg

打開其中的一封信,可以看到「收件者」以及「姓名」,都已經正確無誤的插入信件之中了。

word_mail_merge-11.jpg

此外,如果你在Step 5「合併到電子郵件」中,如果「郵件格式」你不是選擇「HTML」,而選「附件」的話,Word檔案就會以「附件」的方式寄出去,如下圖:

word_mail_merge-12.jpg

延伸閱讀:

使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

如何將Word 2007及2010 的「尺規列」固定顯示出來?

Word 2007及Word2010的尺規列預設是隱藏的

在Word 2007開始,Word的尺規列預設是呈現隱藏的,每次需要它時,總是要手動的移動到工具列的下緣,然後等待約2秒後,它才會出現,以這樣的設定偶爾調整一下「縮排」倒是還好,但若是要調整「定位點」,那可真的是會「瘋」掉。

所以,我建議這個這麼常用的功能,一定要把它打開來,才不會一直要跟它玩捉迷藏。

word_ruler-1.jpg

其實開啟的方式非常的簡單,只要在右邊那個不起眼的位置,如下圖紅色框框處,點擊一下,即可開啟久違的「尺規列」了。

word_ruler-2.jpg

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