以初學者的角度,來看待電腦教學這回事。

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Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件

合併列印與Microsoft Outlook

之前寫的「合併列印」教學受到相當大的迴響,原本我以為合併列印沒有辦法使用在Outlook,原來是我搞錯了,所以接著再來補上合併列印之三:結合Outlook的教學,也就是利用合併列印的功能,直接結合Outlook來寄出在Word所編輯的內容。

我準備了兩個練習用的檔案,一個是E-Mail清單的「mail_list.xlsx」,另一個是Word感謝信文件的內容「thank_you.docx」,請下載底下這兩個檔案,方便您練習:

Step 1. 首先,準備好要寄信的清單,最基本你一定要有「電子信箱」這個欄位,以我的範例來說,我還多建立了一欄「姓名」,為了是要在感謝信中提及客戶的姓名,所以如果你有要再客製特別的內容的話,可以依照自己的需求來新增。

word_mail_merge-1.jpg

Step 2. 開啟您的Word,並切換到「郵件」頁籤,接點選「啟動合併列印」的「電子郵件訊息」,如下圖:

word_mail_merge-2.jpg

Step 3. 接著點擊同樣在「郵件」頁籤裡的「選取收件者」,並且選擇「使用現有清單」,如下圖:

word_mail_merge-3.jpg

選擇我們的郵件清單範例檔案「mail_list.xlsx」。

word_mail_merge-4.jpg

因為我們的資料都在Sheet1裡,所以保持選擇「Sheet1$」的狀態,然後再點擊〔確定〕。

word_mail_merge-5.jpg

Step 4. 接著就是要插入「合併欄位」的部份,我們在這只需要在最前的的地方,插入「姓名」欄位即可,當然除這個之外,如果你有其它的欄位要插入,也可以在這個步驟中一併做編輯。

word_mail_merge-6.jpg

插入之後,就會有「<<姓名>>」這個符號出現在插入的文件之中。</姓名>

word_mail_merge-7.jpg

Step 5. 要寄出的信件都編輯後,就可以點擊「完成與合併」,然後再點選「傳送電子郵件訊息」。

word_mail_merge-8.jpg

出現「合併到電子郵件」的設定對話盒時,在收件者的下拉式選單中,請選擇「電子信箱」,這個「電子信箱」就是我們xlsx檔案中的「電子信箱」的欄位,而在「主旨列」中,可以輸入你想要的信件主旨,設定完成後,再點擊〔確定〕。

word_mail_merge-9.jpg

Step 6. 無論你Outlook有沒有開啟,剛才合併列印的信件,都會被送進「寄件匣」中,所以你一開啟你的Outlook時,這些信件就會馬上開始寄出去。如下圖可以看到我們合併列印的三筆資料,都已經準備要寄出去了。

word_mail_merge-10.jpg

打開其中的一封信,可以看到「收件者」以及「姓名」,都已經正確無誤的插入信件之中了。

word_mail_merge-11.jpg

此外,如果你在Step 5「合併到電子郵件」中,如果「郵件格式」你不是選擇「HTML」,而選「附件」的話,Word檔案就會以「附件」的方式寄出去,如下圖:

word_mail_merge-12.jpg

延伸閱讀:

使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

如何設定Windows Live Mail收Hotmail及Gmail的信件教學?

Windows Live程式集:Mail郵件軟體

在早期Windows XP之前的時代,有一些習慣使用Windows內建的「Outlook Express」的使用者,我曾問過這些朋友,在Office裡不是有Outlook嗎?為什麼你不用這個呢?而我所獲得的答案,有部份的人是因為不曉得,而有些人是用不習慣Office的Outlook,所以曾經有嘗試過,但後來又再回來用Outlook Express。

其實我有點納悶,因為在我看來,「Outlook」和「Outlook Express」看起來差不多啊,怎麼有人會覺得用起來不一樣呢?會不會是Outlook Express界面看起來比較不那麼複雜?

而目前Windows裡已經看不到Outlook Express,取而代之的是Windows Live裡的軟體之一的「Windows Live Mail」,所以如果你在電腦裡找不到「Outlook Express」,可以去下載「Windows Live程式集」,然後勾選下載Windows Live Mail。

由下圖可以看到,除了「Mail郵件軟體」整合在Windows程式集2012裡之外,另外比較常常用的還有「Microsoft SkyDrive」、「影像中心與Movie Maker」…等等。

windows_live_mail-1.jpg

Windows Live Mail設定教學:以Gmail為例

相對於一般Mail的POP3設定,Gmail的設定反而是比較繁雜的,原因就在於Gmail還需要設定一些安全性,所以如果你會設定Gmail的郵件時,你一定也能設定其它一般的郵件的。

接著,當你想要設定郵件時,首先你一定要查出幾個資訊:

  • 你的信箱全名
  • 你的帳號
  • 你的密碼
  • POP3伺服器名稱(收信)
  • SMTP伺服器名稱(發信)

一般來說,只要以上這幾項資訊,你就可以設定好收信軟體。但Google比較特別,因為收發信都有SSL加密,而且Google有使用和預設值不一樣的Port號碼,所以在設定時,要修改一下Port號。好,我們接著開始設定的程序。

Step 1. 開啟你的Windows Live Mail程式,並切換到「帳戶」頁籤,再接著點擊「電子郵件」,如下圖:

windows_live_mail-2.jpg

Step 2. 接著請輸入「電子郵件地址」、「密碼」以及你寄信時想要顯示的寄件人名稱,除此之外,請勾選「記住此密碼」以及「手動設定伺服器設定」,如下圖:

windows_live_mail-3.jpg

Step 3. 接著根據下表填入相對應的資訊:

內收郵件伺服器資訊

  • 伺服器類型:POP
  • 伺服器地址:pop.gmail.com 連接埠:995
  • 需要安全連線:打勾
  • 使用下列進行驗證:純文字
  • 登入使用者名稱:xxxx@gmail.com (請使用完整電子信箱位址)

外寄郵件伺服器資訊

  • 伺服器位址:smtp.gmail.com 連接埠:465
  • 需要安全連線(SSL):打勾
  • 需要驗證:打勾
windows_live_mail-4.jpg

Step 4. 新增完成後如下圖:

windows_live_mail-5.jpg

接著你就可以看到Mail已經開始收信了。

windows_live_mail-6.jpg

當然您也可以用另一種「全自動」的方式來設定GMail帳號,也就是只輸入「電子郵件地址」、「密碼」及「您傳送郵件的顯示名稱」,再勾選「記住此密碼」之後,就直接點擊〔下一步〕,這樣Windows Live Mail也會直接幫您把信箱設定好。但根據我試的結果,用這種自動方式來設定,Windows Live Mail會用「IMAP」的方式來幫你設定信箱。

windows_live_mail-8.jpg

Windows Live Mail設定教學:以Hotmail為例

用Windows Live Mail來設定Hotmail相當的簡單,只要簡單填入「電子郵件地址」、「密碼」及「您傳送郵件的顯示名稱」,最後再勾選「記住此密碼」即可,再點擊〔下一步〕,如下圖:

windows_live_mail_hotmail-1.jpg

接著會詢問你,要不要用你的Windows Live帳號,直接登入Windows Live Mail中,一般來說,登入會比較好,登入之後的好處就是會同步你的聯絡人帳戶,以及行事曆等等的資訊。

windows_live_mail_hotmail-2.jpg

如何移除Windows Live Mail的郵件設定檔?

在前面我示範了Gmail及Hotmail的設定教學,如果你將兩個信箱都設定上去了,那要怎麼刪除呢?

其實非常的簡單,只要在左方邊郵件的樹狀版面中,找到您想要刪除的帳號,並在該項目的上方,按右鍵,再點選「移除帳戶」,這樣就可以將你之前設定的Mail給刪除掉。

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