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以初學者的角度,來看待電腦教學這回事。

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Gmail信箱容量滿了怎麼辦?

如何看Google雲端硬碟剩餘空間?

我一直不敢相信,居然Gmail信箱會有滿的一天?不過滿的不是我的信箱,是我朋友的。

Gmail在早期有固定容量,雖然容量不是很大,但該容量會一直小幅的增大,直到Google雲端硬碟的整合,我所使用的Google信箱容量直上15GB,儘管Gmail我已使用n年,但目前也只用了50%而已,而這佔用的50%,應該有不少是來自「Google雲端硬碟」所佔用的。

而我朋友的信箱,因為是公司行號在使用,所以在用了約三年的時間,Gmail信箱就滿了,而他們還沒有使用Google雲端硬碟呢!

那這個狀況該怎麼辦呢?那當然是開始刪信件囉,這還用我說嗎?

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而接下來,我來教大家,要如何來刪除信件,會更快且更有效率。

三個刪除信件的技巧

三個佔用儲存空間的服務。在上一段中,有提到除了Gmail會佔用整個Google所給的免費空間之外,還有另外兩個服務也會佔用,就是「Google雲端硬碟」及「Google+相片」,但這兩個服務之中,又有些例外的情況,像是在Google雲端硬碟所建立的「雲端Google文件」是不計入儲存空間的,另外Google相片也是,只要不要上傳超過2048×2048的相片,就不會計入儲存空間,相關的訊息可以看Google的網站「雲端硬碟儲存空間」。

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所以當您的信箱容量滿了,首先要確認的就是「是否因為Gmail」的關係,才不會刪信刪了老半天,而清出的空間卻非常有限,因為有時說不定是因為其它兩個服務放太多檔案了。

而接下來有三個小技巧,可以讓我們快速的刪除Gmail中所不要的信件。

一、郵件容量大小:

當我們想要刪除不要的信件時,首先當然就是要想到刪除佔用空間最大的信件,這時我們就可以利用上方的搜尋來輸入「指令」,像是「larger:10M」,就會幫我們篩選出所有大於10MB的信件,如下圖:

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經過這樣的篩選,只要從這些篩選出的信件,刪除真正不需要留的信件時,就可以快速的清出gmail的空間來。

二、郵件日期:

而第二個技巧,就是以「日期」來做篩選,輸入「older:2011/01/01」,如下圖:

gmail_full-04.jpg

Gmail就會幫我們列出收件日期在「2011/1/1」之前的信件,這時對這些「陳年」的信件動刀,是再適合不過了。

三、大量刪除相同寄件者的信件

除了利用「空間」及「時間」來做篩選信件之外,我們也可以配合「大量操作」來刪除信件,因為一頁一頁的刪,不僅慢又沒有效率,信件要是一多,還真不曉得要刪到何時。

以我們最常收到的一些廣告信件來說,就非常適合這種大量操作的技巧,我以我最常收到的「花旗銀行Citibank Taiwan」的廣告來做個示範。

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Step 1. 首先我們先在搜尋的地方,利用「from:信箱」這個功能,來篩選出所有來自花旗銀行的信件,這些信件可能多達好幾百封都有可能,如下圖:

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Step 2. 所以我們在刪除信件時,一定不可能「一封一封」的刪,所以都是利用到「全選」的功能,但「全選」只有全選我們所看到的這一頁,並不會連同下一頁都會選到,所以我們在勾選「全選」的框框之後,可以再點擊信件中上方的「選取與這筆搜尋相符的所有會話群組」,如下圖:

gmail_full-07.jpg

Step 3. 在點擊之後,就會出現一個「確認大量操作」的對話盒,裡面的敘述是「此動作將會影響此搜尋中的所有會話群組,您確定要繼續嗎?」,這時我們當然是點擊〔確定〕,如下圖:

gmail_full-08.jpg

這時就會幫我們將這些信件一次解決了。

複合指令

在上面所提到的指令,像是「larger」、「order」、「from」,其實不是每次都只能輸入一個資料,其實也可以同時輸入多個條件來篩選,例如:「larger:10M from:me」,如下圖:

gmail_full-09.jpg

就可以將我自己所有大於10MB的信件都篩選出來。

若想保留信件,則可以先備份郵件

如果有朋友在刪除所有郵件之前,想要先把所有的郵件備份下來,那我認為比較好的方式,就是先利用POP的方式,使用像Outlook這類的收信軟體,先把信件先收下來,在全部備份下來之後,再開始刪除信件。

但若你之前已經有使用Outlook收過信件,而你還想要再收一次的話,就可以先到Gmail的後台,在「轉寄和POP/IMAP」中,將「POP下載」的選項,勾選在「對所有郵件啟用POP功能(抱括已經下載的郵件)」,最後別忘記要按下〔確定〕。

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透過這樣的方式,我們就可以把Gmail的信件備份下來,而在Outlook設定收Gmail的教學,大家可以參考「如何設定Microsoft Outlook 2007來收Gmail的郵件」。

忘記密碼!!如何取出程式裡或是IE瀏覽器上「***(星號Asterisk)」符號的密碼?

養兵千日,用在一時

今天在朋友的公司,突然有同事想要登入他們公司的Gmail,可是卻忘記密碼,輸入所有可能的密碼,可是一直的登入失敗,但是由於他們收信都是使用「Windows Live Mail」,或是「Outlook Express」在收信,所以雖然無法登入網頁的Email,但是仍然可以使用「Windows Live Mail」來收信,但這種是鴕鳥的心態,你總是要查出密碼是什麼,要不然將來忽然間要使用時,該怎麼辦?

而回到我們的案例,Windows Live Mail還可以收信,但卻忘記密碼,無法從網頁上登入收信,所以可以知道,Windows Live Mail程式裡面的設定,存有「真正的密碼」,所以我們只要去查Windows Live Mail的設定值,就可以找回,但實際打開Windows Live Mail卻發現到…

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沒錯,密碼是呈現「星號(Asterisk)」狀,根本不曉得真實的密碼是什麼,也就是看得到,吃不到。

而相關Windows Live Mail的設定教學,請參考:「如何設定Windows Live Mail收Hotmail及Gmail的信件教學?」這篇文章。

相反的,還有另一種「忘記密碼」的案例也是常發生,至少我自己就發生過好幾次,就是我們一旦習慣了Internet Explorer(IE)帳號密碼「自動填入」的功能後,若是沒有另外用本子把密碼登錄下來的話,就很容易就會被IE給寵壞,時間一久就會忘記原本的密碼是什麼,尤其是我們有相當多的帳號密碼要記的時候,所以就會變成每次在開登入網頁時,我們都可以看的到網頁上的「*****」符號,但卻不曉得這些星星(Asterisk)符號到底是什麼。

get_asterisk_key-4.jpg

這樣的情況,乍看之下不是很緊急,因為至少都還可以登入,所以很容易就會讓人鬆懈下來,你有沒有想過,萬一哪天你忘記,清除了網頁瀏覽的歷史紀錄,或是有人不小心又再輸入了新的密碼進去,並且也點下〔登入〕鍵,這樣IE就會把「錯誤的密碼,取代掉「真正的密碼」,到時候若你想使用官網的「忘記密碼」功能,來取得或重設密碼時,可是當時創帳號時,資料又是隨便亂填,而導致也沒有辦法取得或重設密碼時,到時候,可就真的是卻哭無淚了。

我建議,如果可以的話,你應該馬上照著本篇文章的教學,自己實作一次,加深解決這個問題的印象,將來在哪天碰到需要時,就可以馬上派上用場。

而若是這個程式沒有用的話,則可以試試另一支程式「BulletsPassView」。

擷取「***(星星Asterisk)」符號裡密碼的文字

首先,想要取出真正的密碼,必需借助一支小程式,幸好這支小程式是免費的。也就是「Passware」的「Asterisk Key」這支小程式,各位可以在底下連結下載到:

  1. Asterisk Key程式下載 (Passware官網)
  2. Asterisk Key程式下載 (Dropbox空間)
get_asterisk_key-2.jpg

下載且安裝好「Asterisk Key」程式後,請執行程式。接著先開啟Windows Live Mail收信軟體,並且將郵件的設定打開,也就是要開啟到有星星***符號的那一個對話盒,接著再點擊「Asterisk Key」程式左上角的「Recover」鍵,Asterisk key程式就會自己去尋找目前所有開啟的對話盒中,有沒有是「密碼」欄位的對話盒,如果有的話,就會將值給取出來,如下圖,就可以看到我Hotmail的密碼,就是在紅色框框的位置。

get_asterisk_key-3.jpg

以上這個方法也適用於網頁上,如果你的雅虎密碼、Gmail密碼忘記,但網頁上還留有真正密碼的***符號時,也可以利用這個方式,將真正的密碼取回,但瀏覽器只限定Internet Explorer(IE),我試過Google Chrome,是不行的。

如何設定Windows Live Mail收Hotmail及Gmail的信件教學?

Windows Live程式集:Mail郵件軟體

在早期Windows XP之前的時代,有一些習慣使用Windows內建的「Outlook Express」的使用者,我曾問過這些朋友,在Office裡不是有Outlook嗎?為什麼你不用這個呢?而我所獲得的答案,有部份的人是因為不曉得,而有些人是用不習慣Office的Outlook,所以曾經有嘗試過,但後來又再回來用Outlook Express。

其實我有點納悶,因為在我看來,「Outlook」和「Outlook Express」看起來差不多啊,怎麼有人會覺得用起來不一樣呢?會不會是Outlook Express界面看起來比較不那麼複雜?

而目前Windows裡已經看不到Outlook Express,取而代之的是Windows Live裡的軟體之一的「Windows Live Mail」,所以如果你在電腦裡找不到「Outlook Express」,可以去下載「Windows Live程式集」,然後勾選下載Windows Live Mail。

由下圖可以看到,除了「Mail郵件軟體」整合在Windows程式集2012裡之外,另外比較常常用的還有「Microsoft SkyDrive」、「影像中心與Movie Maker」…等等。

windows_live_mail-1.jpg

Windows Live Mail設定教學:以Gmail為例

相對於一般Mail的POP3設定,Gmail的設定反而是比較繁雜的,原因就在於Gmail還需要設定一些安全性,所以如果你會設定Gmail的郵件時,你一定也能設定其它一般的郵件的。

接著,當你想要設定郵件時,首先你一定要查出幾個資訊:

  • 你的信箱全名
  • 你的帳號
  • 你的密碼
  • POP3伺服器名稱(收信)
  • SMTP伺服器名稱(發信)

一般來說,只要以上這幾項資訊,你就可以設定好收信軟體。但Google比較特別,因為收發信都有SSL加密,而且Google有使用和預設值不一樣的Port號碼,所以在設定時,要修改一下Port號。好,我們接著開始設定的程序。

Step 1. 開啟你的Windows Live Mail程式,並切換到「帳戶」頁籤,再接著點擊「電子郵件」,如下圖:

windows_live_mail-2.jpg

Step 2. 接著請輸入「電子郵件地址」、「密碼」以及你寄信時想要顯示的寄件人名稱,除此之外,請勾選「記住此密碼」以及「手動設定伺服器設定」,如下圖:

windows_live_mail-3.jpg

Step 3. 接著根據下表填入相對應的資訊:

內收郵件伺服器資訊

  • 伺服器類型:POP
  • 伺服器地址:pop.gmail.com 連接埠:995
  • 需要安全連線:打勾
  • 使用下列進行驗證:純文字
  • 登入使用者名稱:xxxx@gmail.com (請使用完整電子信箱位址)

外寄郵件伺服器資訊

  • 伺服器位址:smtp.gmail.com 連接埠:465
  • 需要安全連線(SSL):打勾
  • 需要驗證:打勾
windows_live_mail-4.jpg

Step 4. 新增完成後如下圖:

windows_live_mail-5.jpg

接著你就可以看到Mail已經開始收信了。

windows_live_mail-6.jpg

當然您也可以用另一種「全自動」的方式來設定GMail帳號,也就是只輸入「電子郵件地址」、「密碼」及「您傳送郵件的顯示名稱」,再勾選「記住此密碼」之後,就直接點擊〔下一步〕,這樣Windows Live Mail也會直接幫您把信箱設定好。但根據我試的結果,用這種自動方式來設定,Windows Live Mail會用「IMAP」的方式來幫你設定信箱。

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Windows Live Mail設定教學:以Hotmail為例

用Windows Live Mail來設定Hotmail相當的簡單,只要簡單填入「電子郵件地址」、「密碼」及「您傳送郵件的顯示名稱」,最後再勾選「記住此密碼」即可,再點擊〔下一步〕,如下圖:

windows_live_mail_hotmail-1.jpg

接著會詢問你,要不要用你的Windows Live帳號,直接登入Windows Live Mail中,一般來說,登入會比較好,登入之後的好處就是會同步你的聯絡人帳戶,以及行事曆等等的資訊。

windows_live_mail_hotmail-2.jpg

如何移除Windows Live Mail的郵件設定檔?

在前面我示範了Gmail及Hotmail的設定教學,如果你將兩個信箱都設定上去了,那要怎麼刪除呢?

其實非常的簡單,只要在左方邊郵件的樹狀版面中,找到您想要刪除的帳號,並在該項目的上方,按右鍵,再點選「移除帳戶」,這樣就可以將你之前設定的Mail給刪除掉。

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