以初學者的角度,來看待電腦教學這回事。

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Google雲端列印,完全設定教學,任何程式都可以使用雲端列印~

雲端印表機 Cloud Printer

我以前有寫過一篇有關印表機選購的文章「如何選購一台印表機?什麼樣的印表機適合我?是噴墨還是雷射?」,在文章中介紹的一台HP雷射最低階的印表機「HP LaserJet P1102w」,一台才2,988元,而且又具備「無線」功能,可見現今連最低階的雷射印表機都已俱備了網路功能,這可是經過了一段很長的時間才有的成果。

有些朋友可能不曉得,支援「網路」功能的印表機,有什麼好處?以前印表機我們都是透過LPT並列埠,後來開始改成USB之後,電腦與印表機的連接變的更方便,但無論再怎麼方便,也都還是需一條連接線,最慘的是,如果要把印表機分享出來給其他人使用,你的電腦就不能關機。

而支援「網路」的印表機,是透過「有線Wired」或「無線Wireless」的方式,連線到「IP分享器」上,由於並不是連接到電腦,而分享器也都是24小時開機,所以完全都沒有前面所述的這些缺點,因為你不需要將印表機和電腦連接在一起,也因為網路印表機是直接接上網路,並沒有受限於哪一台電腦的控制,所以每一台電腦隨時都可以直接列印。

而這樣的網路印表機功能,開始進化了,從原本「區網」的分享,一直到現在「廣域網際網路」的雲端印表機開始出現,以HP來說,「ePrint」就是這樣的雲端列印技術。

使用有ePrint功能的印表機,我們可以透過註冊的方式,將印表機註冊一個獨一無二的電子信箱,如「 abc@hpeprint.com 」,我們只要將想要列印的檔案(有限制檔案類型),利用電子郵件的方式,寄送到這個信箱裡,這附件裡的文件,就會從你的印表機列印出來。

可是ePrint這功能,叫好不叫座,有誰要列印時,還要特別的寄e-Mail?這整個列印的流程,且對於檔案及印表機的支援度有很大的問題,太麻煩是主要的原因,所以在我認識的人及我本身,根本不會去用到這功能。

相關ePrint的介紹舉設定,你可以參考我的這篇文章「如何啟用HP印表機的「ePrint」?iPhone、hTC、三星、Sony…等智慧型手機也能輕鬆列印。

Google雲端列印

但Google做到了,Google新推出的「Google雲端列印」,成功補足各家印表機廠商所推出的雲端列印所辦不到的事,例如:不支援網路的印表機、可直接使用虛擬印表機列印…等等,其實這也難怪,因為這些都是「印表機」的廠商,就算要發展技術,也有可能誰都不服誰,看來有些事,還是需要這種資源很多的大公司來整合才行。

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那Google的雲端列印可以做到什麼程度呢?

我來說明一下,Google雲端印列所支援的印表機,共分成二種印表機,一種是「傳統印表機」,任何直接接在電腦而分享出來的印表機;另一種是「具備雲端列印功能的印表機」,例如:支援ePrint的HP印表機,所以實際上,已經支援所有的印表機了。

傳統印表機

想要使用Google雲端列印,除了要有印表機之外,最重要的就是你要有一個Google帳戶及使用Google Chrome瀏覽器,這樣才有辦法利用Google Ghrome來將印表機加入雲端印表機的清單中。

Step 1. 點擊Chrome右上角「自訂及控制」的小圖示後,再點擊「設定」,如下圖:

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Step 2. 接著將頁籤切換到「設定」,再點擊最下方的「顯示進階設定…」,最後再點擊「Google雲端列印」中的〔新增印表機〕,如下圖:

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Step 3. 接著Chrome會抓取你目前電腦上的印表機清單,你只要適當的挑選想要加入註冊的印表機清單即可,最後再點擊〔新增印表機〕,如下圖:

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Step 4. 再來會顯示「一切準備就緖,感謝您!」的文字。

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Step 5. 等待一、兩分鐘後,來到Google雲端列印的後台,且切換到「印表機」後,就可以看到所新增註冊的印表機了。

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透過這種方式而設定的「傳統印表機」,雖然已經註冊為您的雲端印表機,但並不代表你的電腦就可以關機喔,而且若你所設定的印表機,是別台電腦所分享出來的本機印表機,不只別人那台印表機不能關機之外,連你這台也不能關,畢竟你所設定的印表機,是你自己電腦上的這一部。

所以說方便,其實也還好,雖然有點不便,但只要你這些電腦都開著,智慧型手機、平板電腦等手持裝置,都能使用傳統印表機來列印的。

如果你覺得這樣不好的話,日後在購買印表機時,就千萬一定要買有支援網路的印表機,那就可以參考接下來的教學,設定一台真正的雲端印表機。

具備雲端列印功能的印表機

網路印表機是個趨勢,畢竟想上「雲端」還是要靠「網路」才行,噴墨印表機我是比較沒在用,但以HP的印表機來說,就連最低階的「HP LaserJet P1102w」的黑白雷射印表機都有配備了無線網路,所以在購買印表機時,最好還是可以購買有網路功能的印表機。

有雲端列印功能的印表機(以ePrint為例),在註冊Google雲端列印時更是簡單,只要填入ePrint電子郵件的名稱就可以註冊完成。

Step 1. 進入「Google 雲端列印」的「新增具備雲端連線功能的印表機」網頁,目前支援的廠牌有「HPKodakEpsonCanonSamsung」,根據你的印表機廠牌來點選設定的方法,由於每個廠牌的設定方式都不太一樣,所以實際的設定方式還是要以你的為主,我這邊只說明我手上有的HP印表機。

開啟雲端列印後,請看到「HP ePrint印表機」這個區域,再去點擊「設定」裡的「HP註冊網頁」。

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Step 2. 接著在「電子郵件」欄位中,輸入你所設定好的ePrint信箱,最後再點擊〔設定印表機連線〕即可。

關於ePrint的設定,你可以參考「如何啟用HP印表機的「ePrint」?iPhone、hTC、三星、Sony…等智慧型手機也能輕鬆列印。

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Step 3. 若新增成功之後,就可以看到這個成功頁面,例如這邊我新增了「HP LaserJet CM1415fn」至我的「 changyang319@gmail.com 」帳戶中。

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Step 4. 在新增完成後,就可以在後台中看到我們剛才所新增的雲端印表機了。

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google 雲端印表機 (Google Cloud Printer)程式

經過上面幾段的說明,想必你已經可以隨時隨地使用雲端印表機來列印了,但是,這還有一個列印的問題。

在實際的使用上,你只能透過「Google Chrome」或是手機、平板上的App來送出列印的工作,但是卻沒有辦法直接用Word、Excel這類的應用程式,直接點擊〔列印〕來印出文件,這是一個相當大的問題。

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但Google畢竟不是省油的燈(換句話說,Google是耗油的燈),所以他們有寫了一個程式,安裝了這個程式之後,它會在你的電腦上安裝一部「Google雲端印表機」的虛擬印表機,只要你開啟任何程式,都可直接將文件送至這部印表機來列印,實際在列印上會不會有相容性的問題,還需要你自己嘗試看看。

Step 1. 開啟Google雲端列印的網頁( https://tools.google.com/dlpage/cloudprintdriver ),並點擊〔下載Google雲端印表機〕,如下圖:

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Step 2. 在「服務條款」中點擊〔接受並安裝〕。

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Step 3. 安裝完成後,請點擊〔關閉〕。

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最後就可以在控制台裡看到剛才所安裝好的「虛擬」印表機,如下圖:

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之後,如果如果有任何的應用程式要列印時,就可以選擇這部Google雲端印表機。

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在設定好列印的項目後,按下〔列印〕,就可以從電腦中其它的應用程式來印出文件了。

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如何啟用HP印表機的「ePrint」?iPhone、hTC、三星、Sony…等智慧型手機也能輕鬆列印。

HP印表機的「ePrint」雲端打印技術

ePrint」這個附加的功能,是印表機大廠HP所發展出來的技術,其目的是要讓所有的裝置,可以突破空間的限制,隨時只要能上網,就可以做列印的動作。但並不是ePrint這個功能,並不是每台印表機都有支援,通常都是要有支援「網路」功能才有支援,例如:「HP LaserJet P1102w」…等等。

如果你有人在外面,就有想要從辦公室印表機列印出來的需求,或是你的手持裝置(智慧型手機、平板電腦),無論是iPhoneiPad等Apple iOS的產品,或是hTC三星 (Samsung)、Sony Xperia等Google Android的產品也有列印的需求的話,就可以考慮啟用「ePrint」的功能。

ePrint預設是關閉的,需要透過一些簡單的步驟才能啟用。

開啟「ePrint」有兩個步驟,首先需要「啟動印表機上的Web服務」,接著再到「ePrint Center」網站上做登錄設定的動作,設定一個好記的e-mail位址之後,你就可以將想要列印的文件寄到這個信箱裡,HP就會將文件轉到指定的印表機中。

接下來我們針對這兩個步驗做說明。

啟用印表機上的Web服務

要啟動印表機的Web服務,有兩個方式,一種是透過印表機前面的「液晶控制面版」,直接在「設定」的頁面中來啟動;另一種若你的HP印表機是沒有液晶面板的機種,就利用印表機的IP位址,直接連到印表機的後台來啟動。

利用印表機前的液晶小面板來啟用

像我公司買的這部HP雷射事務機(HP LaserJet Pro CM1415fn),在前面就有一個控制的液晶小面板,一些設定都可以直接在這裡完成,相當的方便。

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Step 1. 在我這個面板中,在第一次點擊「應用」時,就可以開始進行「啟用Web服務」。

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Step 2. 接著會看到「啟用Web服務」,此時請按「OK」,如下圖:

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Step 3. 最後啟用成功之後,就可以點擊「OK」。若是你啟用失敗,可以先到印表機的後台,去更新韌體,再重新啟用看看。

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Step 4. 接著回到液晶面板的主功能表,點擊上方一個板手和齒輪的圖示,來到「設定功能表」後,接著再點擊「HP Web服務」,如下圖:

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Step 5. 來到「HP Web服務」的功能表中,首先可以先檢查一下「ePrint」有沒有開啟,可以點擊「開啟/關閉 ePrint」這項,來檢查ePrint的狀態。

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確定ePrint是設定在「開啟」的狀態,看到右上角那個小星星,就可以知道目前是設定在「開啟」還是「關閉」,如下圖:

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Step 6. 最後我們要獲得「印表機的代碼」,我們可以透過兩個方式來獲得。

第一種方式:點擊「HP Web服務」的「顯示電子郵件地址」,如下圖,就可以看到「xxxxx@hpeprint.com」之類的電子郵件地址,而這個「@hpeprint.com」之前的「e-Mail帳號名稱」,就是你的「印表機代碼」。

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第二種方式:點擊「HP Web服務」的「列印資訊表」,印表機就會印出一張「HP ePrint行動列印」的紙,在這張紙的第二點,也會有「印表機代碼」,如下圖:

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利用印表機的IP位址,來連線到印表機的後台

而利用後台來啟用Web服務的範例,你可以參考HP官方網站「HP LaserJet Pro P1102w ePrint 安裝步驟」,這個教學有很詳細的說明。

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到「ePrint Center (eprintcenter.com)」網站上做登錄設定

接著要來到HP的「ePrintCenter」做印表機登錄的動作,因為原本印表機的代碼實在又臭又長,我們可以在登錄後,幫印表機的電子郵件重新命名,以及設定權限。

Step 1. 首先來到「ePrintCenter」,接著點擊〔登入〕。

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Step 2. 如果你已經事先申請過HP的ePrintCenter帳號,你就可以直接用你的帳號登入,而如果你還沒有帳號的話,就可以點擊「建立帳號」的連結,如下圖:

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Step 3. 填入你的資料後,再點擊〔建立帳號〕,如下圖:

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Step 4. 接著填入您的「印表機代碼」,最後再點擊〔確定〕。

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Step 5. 接下來到「自訂印表機電子郵件地址」的步驟,請輸入您想要的電子郵件帳號,然後再點擊〔檢查〕,這個名稱將來如果不滿意的話,還是可以變更,所以不用擔心設定了就不能再改的問題,大膽嘗試吧!

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設定一個「可用」的信箱後,就會出現一個〔儲存〕的按鈕,請點擊〔儲存〕,如下圖:

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Step 6. 接著要設定「權限」,也就是「誰」可以執行列印的動作,一般來說,設定「任何人」就可以了,也就是因為我也是設定「任何人」,所以我在所有示範的圖片中,都有將我的ePrint電子郵件帳號都給遮掉,要不然大家在測試時,一直傳東西到我公司的印表機來,我可就麻煩了。

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Step 7. 最後回到ePrintCenter的主頁面,我面可以在這個頁面中,看到你所有的印表機(如果你有加入很多部印表機到你的帳號的話),從這個頁面中,就如同我在上一步中所提到的,我們可以透過「變更」來更改「ePrint電子郵件帳號名稱」,也可以透過「ePrint設定」,來變更「權限」的設定,如下圖:

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經過這些設定,相信你現在只要將想要列印的文件(.doc、.pdf, .jpg…等等),寄email至這個「ePrint的信箱」,你的印表機就會主動將這個檔案列印出來。但由於所支援的檔案格式有限,所以功能有限,不過這個窘境及限制已經由Google的一個新服務「Google雲端列印」所解決,請參考以下文章:

  1. Google雲端列印
  2. Google雲端列印,完全設定教學,任何程式都可以使用雲端列印~

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