文書處理教學

每個人都要學的Word實用技巧教學-「合併列印」

超好用的Word技巧!!

大部份的人可能都以為Word就是打打文件、報表、通知單…如此而已,我想大家都低估了Word的能力了,Word能做的事要比你想像的多更多。在Word的高階應用的其中一個功能「合併列印」,它能幫我們做到讓你覺得不可思議的事,平常你要花上好幾天才能完成的工作,現在只要幾分鐘就可以簡單完成,耗時的工作就交給電腦處理,讓你有更多的時間花在打屁聊天上。

在上一篇Word文章「一般使用Microsoft Word最常犯的錯誤」只點出一些常犯的錯誤,這篇Word教學要教大家一些有用的技巧。

而若您已經看過此篇合併列印的基礎教學,那您可以至「Word合併列印教學之二(同一頁套印兩筆不同的紀錄Next Record標記)」、「Word合併列印教學之三:合併列印結合Microsoft Outlook寄出電子郵件」,來看合併列印進階的教學。

Excel的樞紐分析表教學

若您對於Word進階的「合併列印」有興趣,且覺得它非常好用的話,相信您一定也會對於Excel的進階功能「樞紐分析表」感興趣的,若有興趣的話,可以順便看一下這一系列的Excel文章」。

Excel樞紐分析表的基本功

若您已經懂得這幾篇基本功文章的內容的話,就進階到「EXCEL實用技巧教學「樞紐分析表(Pivot Tables)」」吧。

一個範例

以下我會舉一個範例來示範「合併列印」的強大功能,這個功能絕對值得你花點時間來將它搞清楚,雖然它是高階應用,但實際上它卻很簡單。

假設我現在要打一份邀請函給我所有的朋友,朋友清單都已經在Excel的檔案裡,邀請函準備要打在Word裡,如下圖:


範例檔案下載 (Word邀請函 – invitation.doc)


範例檔案下載(Excel朋友清單 – list.xls)

  我準備要將「Excel朋友清單」裡的每一個名稱放進「Word邀請函」中的【公司名字】,一般我們面對這樣的情況,都是直接從Excel一個一個複製到Word邀請函裡貼上,也就是「Word邀請函」裡將會有10頁的邀請函。

幸好我的朋友清單裡只有10份資料,使用土法鍊鋼的方式幾分鐘就可以複製完這些工作。那萬一這份清單有1,000份呢?該不會你也還要用土法鍊鋼的方式吧!! 那最後的結果就是花了三、四天每天都做重覆的動作,最後完成了工作,也得了關結炎。

看完這篇「合併列印」的教學,讓你打這1,000份所花的時間不需要花10分鐘。

合併列印

在開始之前,你可以下載兩個我們要用來示範的檔案,一、「Word邀請函 – invitation.doc」;二、「Excel朋友清單 – list.xls」。

整個流程如下:

一、先打開Word invitation.doc檔案,然後開啟工具列上的「工具(T)」\「信件與郵件(E)」\「合併列印(M)」。

 

二、以Word2003來說,Word會在右方欄開啟一個「合併列印」設定版面,步驟1:選取文件類型,在這裡我們選取第一個「信件」,然後接著按「下一步:開始文件」,如下圖:

三、步驟2:選取開始文件,由於我們已經開啟了「invitationl.doc」,所以我們在這裡選擇「使用目前文件」,接下來按「下一步:選擇收件者」,如下圖:

四、步驟3:選擇收件者,由於我們已經有「list.xls」的清單了,所以在這選擇「使用現有清單」,然後接著要指定檔案的來源,請點選「瀏覽…」來指向「list.xls」,如下圖:


(看你將list.xls放在哪,就到那個地方去雙點滑鼠左鍵選取它)


(由於list.xls使用的是EXCEL,所以我們要告訴電腦我們的清單在哪個工作表裡,這裡我放在第一個工作表,也就是Sheet1$;注意到下方有一個check欄位叫「資料的第一列包含欄標題」,如果你的資料第一列沒有標題,要記得把check拿掉。)


(看一下電腦幫你抓到的清單是否正確?沒問題的話,按「確定」)


(設定完成後,你會看到在「使用現有清單」中會出現「目前您的收件者是選取自:在”list.xls”的[Sheet1$]」,接著按「下一步:寫信」)

五、在步驟4中,我們也要將視野看到左方的文件內容(invitation.doc),請注意以下的操作!!。一開始請你將滑鼠游標點在文件一開始「茲邀請」的後面,並將原有的「【被邀請人名字】」清除掉;然後按下合併列印版面的「其他項目」來插入合併欄位,如下圖:


(接著會出現我們EXCEL清單裡的欄位名稱,在這裡我們要插入「名稱」這個欄位,選擇「名稱」後,按下「插入(I)」)


(若操作正確的話,你會看到在「茲邀請」後面會出現「<<名稱>>」這個東西,最後按下「下一步:預覽信件」吧!)

六、 在步驟5:預覽信件中你可以按下「<<」及「>>」來切換清單裡的資料,每次所切換的資料,都會即時的在文件中看到將會輸出的結果,最後如果滿意的話,請按「下一步:完成合併」。

七、在最後的步驟我們做文件的輸出,也就是將已經設定好的「invitation.doc」及「list.xls」合併出另一個我們想要的結果檔案,在這我將會儲存成「invitaion-ok.doc」,請按「編輯個別信件」,如下圖:


(接著你可以選擇是要合併所有的記錄到新文件中,還是要指定第幾筆到第幾筆記錄,在這我們選擇「全部(A)」)


(最後會依你選擇的結果產生出另外一個新的文件,你可以將此文件另外存其它的檔名)

 

八、大功告成,你是否也成功了呢?你可以看一下我另存下來的「invitation-ok.doc」完成後是什麼樣子。

要注意的是所有合併出來的檔案(invitation-ok.doc)在列印時,是不能選擇要列印的頁數,不管怎麼選擇要列印的頁數,最後還是會自動印出所有的頁數,也就是說如果你選擇了要列印頁數2那一張而已,最後還是會將第1到第10都印出來。所以如果你要印單獨的頁數時,請你要將其它的頁數刪除或是將要列印的頁數另外複製出來到另一個檔案,再不然就是用invitaion.doc再單獨合併出那一筆你想要列印的記錄也可以。

73 thoughts on “每個人都要學的Word實用技巧教學-「合併列印」

  1. 很讚的教學~~
    但很想問個問題,如果是一頁要列印多筆的話,該怎麼用呢?
    (一張A4的紙印兩份…)

  2. 這正是我下一步「合併列印」想要教的課題,可能還要等一等,最近有點忙…請見諒。

  3. 謝謝你分享這些非常有用的資訊,有學有保佑。 XD
    希望還有更多使用WORD需要之到的正確方法資訊以及秘訣。
    再次感謝!!!

  4. 請問若在word合併列印中
    希望做出
    若分數高於80分,顯示&quot;高分&quot;
    若分數介於79~60,顯示 &quot;中等&quot;
    否則顯示 &quot;不及格&quot;
    請問該怎麼下功能變數?

  5. 您好:看了您的教學真的讓我很容易就能明白合併列印,但是我也想像上面大大提出的問題一樣,該怎麼在一張A4紙裡打出多筆的通訊錄,因為要寄賀年卡給人所以要用電腦標籤做,但我弄出來的A4紙內的16格都是同一個人,真的弄到很頭大,希望大大能分享大家如何做,先謝謝啦!!^^~不好意思不知您能否了解我的意思!

  6. 請問一下, 如果說我要以word的合併列印功能寄出大量傳送的mail, 但是此mail要夾帶一個excel檔時, 我該怎麼做呢??

  7. To 小毛,
    我是路過的。A4單頁列印多表的秘訣在於來源名單,例如原本只有一個姓名欄位,但因為要給不同人,我的例子是三筆,所以要有三欄叫姓名1、姓名2、姓名3。然後在資料內分別插入姓名1、姓名2、姓名3,這樣單頁就能呈現不同筆資料。

  8. 我覺得大大的教學太棒了!但因為常用到 所以我可以將大大的教學 放到自己的布落格嗎?

  9. 教學和這個是大同小異,先製作好信封格式的Word檔,再將名單加上去即可。

  10. 今天因要列印獎狀而蒐尋到您的部落格,真的太實用了,我很快就處理完獎狀的套印了,感謝感謝!

  11. 你好…若我要合併列印,但是是印在名片大小上..而且資料有一百多筆,如何印製呢
    PS很急著要,麻煩你了

  12. 因為印表機沒有辦法設定到那麼小的紙張,所以你可以多張併成一張,再利用合併列印的方式將它印出來即可。當然要在一張紙上印出兩筆以上的資料,你還需要再看另一張合併列印的教學(https://mrtang.tw/blog/post/11266080)

  13. 親愛的大大:
    我比較不瞭解的是我要怎麼將此份文件郵寄給不同的人,在outlook方面要怎麼設定呢?

  14. 這方面我也曾經試過,2003及2007似乎沒有辦法達到這樣的功能,我不確定最新的office可不可以。但我覺得如果利用VBA來寫程式的話,應該是可以辦的到的。

  15. 您好!
    太感謝了,真的很好用!
    我想請教,如果我想在寄送mail的主旨欄,就依收件者不同,顯示出不同的名字及稱謂,有辦法處理嗎?
    感 謝

  16. 這怎麼可能?除非你寄的是新版的Word,而收的人是用舊版的Word,且這個舊版的Word沒有安裝更新,所以不能開啟新版的Word。檔案寄給我,讓我看看什麼是打不開,也不能列印。

  17. 請問如果想要在合併的文件中一次顯示多筆相同欄位的資料,且最多顯示5筆,第6筆起顯示在下一頁中,不知合併列印的工具列中是否有支援的功能變數或方式?謝謝!

  18. sorry~續上問,一份文件除需產生多筆相同欄位資料外(例如:地址1/地址2/地址3…等地址資訊),且須判斷某一來源欄位是否相同(例如:戶名都是A,才顯示地址1/地址2/地址3..等資料),不知是否有產生過類似的合併文件的經驗?謝謝!

  19. 你只要那個「&lt;&lt;名稱&gt;&gt;」多複製幾個出來,就可以一次多冿顯示同樣的資料;而同樣的,如果同一筆資料要顯示到下一頁中,也只要將Word檔中的第二頁中,放置「&lt;&lt;名稱&gt;&gt;」即可。

  20. 在合併列印中,除了「Next Record」之外,還有其它的規則可以使用,我想利用這些規則也許可以辦的到,但是我不會…。而如果要達到你想要的功能,我會換一種方式來做,就是先將這些地址資料篩選好之後,再分次下去做匯入、列印的動作。

  21. 謝謝你的教學 我學會一頁套印2筆不同資料了
    我有新的問題請教
    資料庫共200筆
    現在套印結果是1頁
    顯示畫面為第1筆及第2筆
    但下一頁則顯示為第2筆及第3筆
    我要怎麼改成下一頁顯示第3筆及第4筆..等依照連續順序呢

  22. 你有做最後文件輸出的動作了嗎?如果你只是預覽去切換資料筆數的話,就會如你所說的情況那樣。

  23. 謝謝大大的教學耶
    這種的話非常實用
    對於那種公司、學校都很有幫助。
    連自己也可以做出跟企業一樣的邀請函XD

  24. 感謝電大的教學,非常實用
    我遇到一個問題:賀卡封面是橫式的空間較小,住址前有郵遞區號,住址較長的會跳到下一排,但卻與郵遞區號對齊,無法往右移動一些,如下
    542 南投縣草屯鎮北投路289巷
    96號
    96號可以右移與南投縣對齊嗎?或542可以放在邊界外嗎?

  25. 想請教一下,為什麼合併後,該資料來源的excel,要點選時會出現被該使用者鎖定而不能再開啟?其他同樣excel的檔案也不能開呢??

  26. 你好:請問如果是直式信封,合併時數字的部分如郵遞區號和門牌號碼會變成橫式,如果要一起調成直式有無方法呢?謝謝

  27. 其實我不太確定你想的跟我想的有沒有相同。因為Word上的數字要橫的或是直的,在套用時,都是根據你Word上的格式來套用,當然除非你的郵遞區號和地址是在「同一個字串裡」,要不然只要是分開的話,是可以一個直的,另一個是橫的。

  28. 請教一下,我使用合併列印的功能,我想要的欄位是碳氫化合物值,假如值為1000ppm,是可以跑出來,但如果我在excel檔中把1000ppm加個千分位→1,000ppm跑出來卻變成0ppm為什麼呢

  29. 我有試過了,我發現我的不會有和你一樣的情況,如果Excel的儲存格格式,是以「文字」的方式來輸入,那合併列印到Word時,應該不會有任何的改變。

    下面這張圖,我模擬了五種,輸入到儲存格的格式
    https://mrtang.tw/album/photo/274647438

    A:1000 =&gt; 數字
    B:1000ppm =&gt;文字
    C:1,000ppm =&gt;文字
    D:1,000 =&gt; 數字,但有使用千位元符號格式
    E:12345 =&gt;數字,但除了使用千位元符號格式之外,再加上 &quot;ppm&quot; 字串

    雖然E在Excel裡看到的是「12,345 ppm」,但實際上合併到Word時,只會傳「12345」過去,所以要在Word中,弄過下面這三張圖的步驟,來將「12345」顯示成「12,345 ppm」。

    我會建議你採用第五種方式,來合併列印到Word,這有點複雜,你仔細的看一下。
    https://mrtang.tw/album/photo/274647441
    https://mrtang.tw/album/photo/274647444
    https://mrtang.tw/album/photo/274647447

    我六、日比較沒辦法用電腦,要陪老婆,老婆會罵,所以之後你還有問題時,就會比較晚回覆喔。

  30. 我有按照你的方式,第一次成功了,可是當我關掉word再開一次word檔之後又會變成0ppm了,我有兩欄excel都是使用此碳氫化無物質,一欄是標準值,一欄是檢測值同樣的方法,標準值沒問題,檢測值就一直是0ppm。 我有試過另一種就是複製標準值那欄的的格式貼到檢測值,第一次成功了,可是當我關掉word再開一次word檔之後又會變成0ppm了。 求解 謝謝

  31. 抱歉,你的問題比較複雜,我不曉得你目前是怎麼做,以及想要怎麼做,當問題變的複雜時,你很難用文字來說明,我也很難用文字來回答,我能回答的就是在上一次所回覆的一樣,上一次我也為了這個問題,花了一點時間來做那一堆實驗給您看。

    你若真的要討論的話,把你目前的文件、Excel文件、公式等等,清清楚楚的用圖片說明,並且註解寫在圖片中,千萬不要只用「文字」來說明,有時一張圖,勝過你千言萬語,只要寫的夠清楚,我就能提供一些意見,要不然我怎麼猜不到你到底想要怎麼做。

  32. 抱歉,可否請教一下…

    若我已把A2的數字12345,使用設定改為&quot;12,345.-&quot;
    B2使用設字從A2抓取12345改為&quot;壹萬貳仟参百四十五元整&quot;

    這樣如何將改過設定的數字與文字合併列印至word裡?
    我試過幾次… 合併列印後卻只給了我&quot;12345&quot;…

  33. 請問我插入功能變數後,點選預覽結果但都出現空白
    有些資料會正常出現,但有些會是空白,想請問何解?

    另外想請問若我想同個收件人的資料放在同一頁
    要如何讓他自動判定呢??

    感謝您~~

  34. 電腦它很老實,你給什麼資料,他就做什麼動作,所以一定是設定,或是你給的資料有問題,所以你要把你的文件,以及資料給我看,我才比較好判斷。

    而第二個問題,如果你和我想的是一樣的話,我認為合併列印這裡做不到。
    如果是我的話,我會先用VBA程式,先把資料彙整好成Excel之後,再匯入Word來做合併列印。

  35. 請問,為什麼我列印連續資料時,每出現一張,都要按一下印表機,例如我要印15張,我總共要按15次印表機的開始鍵,想請問是否有設定錯誤導致,感謝您?

  36. 這個應該跟合併列印無關,是不是你頁面的邊界設超過了?通常頁面邊界有內容超過時,不是都會跳出警告對話盒嗎?不曉得你是不是這個狀況。

  37. 你好
    是個非常實用的教學
    我遇到個問題
    我在EXECL檔裡儲存格式的數值選擇特殊
    我輸入1000EXCEL會出現壹千
    我希望WORD能出現的也是壹千
    我試了好久都不行
    請問你知道該如何操作嗎?
    我有看到上面藍藍有問類似的問題
    但是好像跟我的不一樣
    再麻煩你了
    感謝

  38. 請問我在使用合併列印時,為什麼有時候出來的資料會變成 0 呢?有些欄位很正常印出,我的資料檔儲存在EXCEL,是不是數值選項要用通用或者是文字呢?

  39. 能請教怎麼設定中式信封(左到右12公分, 上到下25公分)的版面(字是由上而下)和列印嗎? 平常在用直式橫書時, 紙都是橫著放. 可是我試了好幾次都不成功.

  40. 老師您好,我想詢問您:
    EXCEL算式重算的問題: 如我的儲存格一整欄是直接顯示”=1+2+3”,使得我要一格一格點進去按Enter重算才會等於計算結果,有沒有方法可以快速讓一整欄直接顯示結果,而非一個一個點。(用公式自動運算也沒有辦法)?

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