文書處理教學

使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

Microsoft Word

Microsoft Word一個看起來很簡單實際上並不簡單的軟體,版本從Office 97、2000、XP(2002)、2003,一直到現在的2007版,功能一直的在加強,愈來愈好用。

大部份的人用Word都能很容易進入狀況,簡單的把文字輸入到螢幕中,打出自己想要的文件,這也是Word的優點「簡單易用」。所以大概很少人會去看有關Word的書籍吧! 想說這東西這麼簡單怎麼還需要看書呢?

也因為這個原因,大多數人打出來的Word文件都沒有照著正確格式來走,也許列印出來和你打出來的是一樣的,可是背後的格式設定、多餘的空白鍵…亂七八糟的,所以你只有辦法打一、兩頁的文件,當你想打長一點的文件時,苦的是要幫你收拾爛攤子的人。

在開始之前,我先說明一下,什麼樣的文件適合在Word打,真的要搞清楚。所有的表格、文件…都適合在Word打,而需要自動計算、分析的文件就需要到Excel去打。

我以前認識一個人,他不管什麼文件都喜歡打在「Excel試算表」裡。有一次,我看見他把很長的公司規章也打在Excel時,我以人道精神進行道德勸說,像這樣的東西應該要打在Word比較好,他不信,他說:「我比較會用Excel,所以打在Excel比較好改」,規章這種東西是會改的,尤其是公司還在討論每一條的細項時,所以當每次開會持續的在修改這份公司規章時,他每次都要花很長的時間在調整格式、插入列、調整頁數數字…,最後我當然是不管他,他喜歡把自己搞的很忙,怪誰?我看他倒是很自得其樂,以為這樣就是「很會Excel」。

簡單易用的Word骨子裡有些簡單的規則需要我們來遵守,遵守這些規則能幫助我們日後能很快的修改原有的文件,底下我先列出幾個許多人常犯的錯誤,供各位參考。

一、Enter與Shift+Enter

在Word中,最最最基礎、同時也是重要的就是Enter與Shift+Enter,儘管如此的重要與基礎,可是卻很容易被人忽略,甚至還有很多人還不曉得有這個Shift+Enter,而拼命的使用Enter來換「行」。

  如上圖所示,這三行文字裡有兩個段落第一、二行為第一個段落第三行為第二個段落。所以當你在同一個段落時想要換行時,就應該要打「Shift+Enter」。

沒有按照這個規則的話,當你調整「段落間距」時就會大亂,使用「自動編號」時也會亂七八糟,所以遵守正確的格式來打文件,可以讓你使用更多、更快速的功能來幫你管理文件。

二、沒有使用縮排

第一行的段落用二個空白鍵來縮排文字是一個很不好的習慣,當你想每一行都自動的幫你空兩個字時,你最好乖乖的使用「縮排」的功能。

 

你可以透過兩個方式來使用「縮排」的功能,

一、使用工具列上的「格式(O)\段落(P)」,在「縮排與行距(I)」頁籤裡就可以做「縮排」的設定。

二、直接用滑鼠拖曳尺規上的「首行縮排」、「首行凸排」、「左邊縮排」及「右邊縮排」。

[Word 2007]

但在Word 2007就有一點點不同,Word 2007的尺規在沒有觸發的狀況下,會自動的隱藏,如下圖:

word_problem-1

所以你必需將滑鼠移至內容區及選單區的交界處,也就是紅色箭頭所指的位置,尺規欄位才會顯示出來。

word_problem-2

此外,若要叫出「段落」對話盒,則需點擊選單工具列「段落」區塊右下角的「小箭頭」,如下圖。

word_problem-3

三、沒有用分頁符號

很多人為了要換頁會打一連串的Enter鍵,直到下一個段落的位置到達下一頁的位置,如下圖:

  使用這種方式的缺點就是只要換到下一頁的段落之前新增了一行,之前打的一堆Enter就會被推到下一頁去,所以每次你新增了文字,你就要一直的刪除這些多出來的Enter符號。

所以這種情況應該是要插入一個「分頁符號」才是最正確的,插入「分頁符號」的方法,從工具列上的「插入(O) \ 分隔設定(B)」,然後「分隔設定類型」選擇「分頁符號(P)」。


(你可以使用「標準模式」來看到「分頁符號」的標誌)

[Word 2007]

而在Word 2007中,插入「分頁符號」的方式有點不同,你要切換到「版面配置」,再從選單工具列中的「版面設定」區塊中,點擊「分隔設定」,從分隔設定的下拉式選單中,就以看到「分頁符號」及「分欄符號」,如下圖:

word_problem-4

四、沒有使用定位點

當遇到同一行文字裡的部份文字需要有不同的位置時,就要使用定位點,而不要用空白鍵來定位。

如下圖範例,我使用了兩個定位點來定位「聲聲慢」及「李清照」,那為什麼要用定位點呢?因為使用「定位點」來調位置絕對比用「空白鍵」好調而且又快。

 

五、編號自己打

在出考卷時沒使用自動編號的話是惡夢一場,打好後若是要調整題目的前後順序,包準調死你。我猜想沒有使用的人應該是使用了之後題號會亂標吧! 至於題號會亂標的問題,就是我在第一點所說到的Enter與Shift+Enter的問題。

六、段落之間用Enter來充當空白

最後再補充一個常見的錯誤,這個錯誤發生在段落與段落之間空隔的作法,有些人當想要在段落之間加大距離時,會選擇最直接的作法,「Enter」鍵,如下圖:

  比較一下上圖(錯誤)和下圖(正確),你會發現到上圖(錯誤)是用「Enter」來做空隔,因為有「Enter」的段落符號,而下圖(正確)卻沒有「Enter」的段落符號,這決對不是我用影像處理軟體把它去掉了。

  正確的用法應該要使用「段落」裡「段落間距」區域的「與後段距離」或「與前段距離」來設定,如下圖,我設定了「與後段距離3列

不是五個常犯的錯誤嗎?怎麼變六個?

在我寫部落格的教學文章中,雖然這篇瀏覽人數不是最多的,但卻得到最大的迴響,感謝網友們的鼓勵,所以我又再新增了另一個常見的錯誤,希望大家都能學到使用Word最正確的方式。

此外,若您在Word及Excel方面,想要更提升自己能力的話,您一定不能錯過Word及Excel最重要的功能「合併列印」與「樞紐分析表」。

  1. 每個人都要學的Word實用技巧教學-「合併列印」
  2. EXCEL實用技巧教學「樞紐分析表(Pivot Tables)」

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95 thoughts on “使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

  1. 我認為排版上,個人最不能接受的反而是英數符號與中文符號的濫用,該用雙位元的不用,不該用雙位元的卻用了,每次在幫他人校稿,我都得花很多時間在標點符號的置換!

    那些不會排版的人,亂用工具是很可怕的!靠左縮排就靠左,那種左右對齊到底有多少意義?與其左右對齊,不如關閉中英文與標點符號的壓縮字元功能!

    Word其實有太多工具,讓半吊子的人來用,所造成困擾,實在不勝其數,我能理解你口中那個用Excel來編排的人的想法是甚麼,因為不會有複雜的排版問題!

    當然,Excel並非最好的選擇,所以我很強調,如果你不會排版,請用記事本!編輯好後貼過來word就ok!我能接受空白,也能接受Enter鍵的痕跡,也能接受自己打的編號,就是不要給我用那些難搞的工具,增加修訂人的loading,你沒那個功力與那份美感,沒有那份排版的邏輯性,就給我乖乖用內文編輯!

    我相信遵守那份簡單邏輯,打出來的文章,一樣好看!

  2. 我到覺得自己喜歡單純格式,像這種排版方式,閣下認為是正確的,但是對於其他修改的人卻是苦頭,畢竟當文章越長,很難有人記得前面的排版設計如何,在這種情況下,交給第二者或第三者或是更多手之後,都是另人困擾的,搞到後來只是越來越亂而已!

    原因是什麼?每個人都有自己一套工作法則與認定,排版這種工作並不是每個人都需要這樣尖銳的技巧!更不是每個人都認同!更別說,初版者如果沒有寫好規矩,後面的人校稿或新增,都是製造混亂的來源!

    我給初學者的建議是,請別用word工作,直接用記事本工作,當需要圖表或其他功能再來用Word!記事本根本不需要那些技巧,自動就搞得服服貼貼!那些縮排與定位點,我告訴你,沒有多少人用得好!

    所以也別責怪他人不會用段落縮排或換節符號,我個人知道這些功能,但是很奇怪,我就是很反感!沒事用甚麼凸排,沒事用什麼換節符號,沒事在那裏搞不同的段落幹嘛,沒有真正排版美感的人,寧可用最簡單的方法做事,也不要用那些複雜的功能,把版面搞爛!

    想到達羅馬,路不是只有一條,對於只想打打文字的人來說,簡單的那一條路就可以了!什麼最常犯的五個錯誤,我一點都不認同!

  3. 請問word2007怎麼設定才能每節都不重新計算頁碼 但註腳保持每節都重新計算 還有word轉pdf時怎麼做才能避免少一頁?

  4. 請問word2007怎麼設定才能每節都不重新計算頁碼 但註腳保持每節都重新計算 還有word轉pdf時怎麼做才能避免少一頁?

  5. 請問word2007怎麼設定才能每節都不重新計算頁碼 但註腳保持每節都重新計算 還有word轉pdf時怎麼做才能避免少一頁?

  6. 最簡單的調整方式,就是在調整時,按住「Alt」鍵,就可以做無段式調整。

  7. 版主您好,前陣子重灌電腦,Microsoft Word 2010比較新我用不習慣,之前應該是舊版,
    想問表格線要怎麼調整?兩個表格中間那條線,用箭頭調整,就只能調0.5公分,不需要這麼大間距,我找不到哪裡設定,請問哪裡可以設定?謝謝!

  8. 請問你對蘋果的電腦還熟嗎?因為我的電腦最近怪怪的打注音時有時候會停止要轉英文候再轉注音後才能繼續使用?也不知道是否按到什麼!!!

  9. 就如作者所說:用了Word & Excel 這麼久還不知自己犯了這麼多錯! 將近10年才看到這篇文章,真的好慢,好晚… 還是要說聲感恩啦!功德無量!

  10. 如果是我的話,有兩個處理方式,第一,將Word轉成JPG或PDF之後,再來列印。

    另一個方式,是重新安裝印表機的驅動程式,或是安裝另一種版本的驅動程式(有些型號會同時提供PCL6或PCL5)。

    另外也可以將該Word的內容,複製並且貼到另一個空白的Word檔試看看。

  11. 請問為何有word檔列印 問題百出(很多字與字間的 space 不見了,字都連在一起無法閱讀),但是仔細核對電腦檔卻看不到錯誤?

  12. 感謝大大的分享啦,身為資工系的我都快哭了

    念了那麼久才發現 word 原來這麼深奧XD

    期待之後繼續分享好文啊!!!!

  13. 其實有些問題,微軟在Office 2007之後的版本,都已經有做修正了,像是首行空2字的問題,其實我們都只要按兩次空白鍵,定位點就會自動定在第三個字開頭了。

    我認為你是一個很有想法的人,所以這番言論也是蠻有道理的。

    我自己是覺得,站在程式設計師的角度來看,究竟我們要幫使用者「自動化」到什麼程度?有時候太過自動化,對於使用者來說,可能反而會造成不便。

    在Word中,並不是一定要依照這些規則,隨意的使用空白鍵,還是可以按照自己的方式來打出想要的文件的,只不過若有計畫的想要打一份需要維護的大文件時,好好的遵守一下規則,日後會好過很多。

  14. 查資料意外點進來的
    一直都認為word是個很不好用的東西
    既然是大眾常犯的錯誤,就表示是微軟設計不良

    1:shift+enter以前看過,但之後仍然自動捨棄,換個行才懶得按2個鍵
    2:首行空2字,少量文章人工處理即可,手放鍵盤上何必去抓滑鼠
    3:分頁符號我有在用,使用上還算認同
    4:同2
    5:認同,但因編輯數字不便,仍習慣用人工作業
    6:用空白換行,因為方便啊,一個鍵搞定,去弄設定做什麼

    大家都錯,就是因為『錯的方法比較好用』,也比較直覺
    該檢討的不是使用者,而是微軟

    為什麼使用者會去背熱鍵,就是懶得移手去抓滑鼠,工作效率也差很大
    相對要用到滑鼠的,都是打完全文才去做編輯
    打字打一半的換行,調整,本來就該是鍵盤2~3個鍵就該搞定的東西

  15. 哈哈,這篇真是講出我的心聲了
    看到很多人狂按空白跟ENTER鍵的時候真的讓我焦慮啊

  16. 謝謝版主,因為重灌都是電腦公司幫忙的,且不是正版,所以更新可能也沒有辦法,電腦公司給我的回答就是重來,連ENDNOTE公司也叫我重新做,唉!下次我可能會考慮土法煉鋼,不要設那麼多的格式,再重來一次,我真的會吐血。
    雖然沒有實質上的幫忙,還是很感謝版主!祝新年快樂!

  17. 這個Endnote在您提出之前,我還真沒有看過,這也沒辦法,因為我沒有寫過論文,所以不曉得有這樣的東西。
    我是認為同樣都是Word 2010版,應該是不會這樣才對,會不會是您現在的Word 2010沒有更新到最新Service Pack的緣故?
    目前Office 2010最新版的是Service Pack 2,你可以試看看

    http://support.microsoft.com/kb/2687455/zh-tw

    如果幫不上忙的話,真的抱歉,這部份我實在是外行。

  18. 請教版主
    日前電腦重灌,WORD2010,原本論文寫到一半很順,卻因為重灌出現問題,原本的圖、表還在,順序也還在,但插入新的圖表,按(參考資料)(插入標號)卻無法找到原來的編碼,(找不到原本的圖1-?,表1-?),重新再編變成又另外一套編碼,唉!電腦白痴的我真的快昏倒,google了許久,也找不到相關問題的解決。當然全部重來可能可以解決,但之前許許多多的心血都要白費了。連endnote都亂了,先生有幫我重裝endnote但就是怪怪的,我真的沒有把握參考文獻也可以做得跟以前一樣,要請教版主這問題有沒有辦法解決?謝謝您!

  19. 可以切換到「草稿」模式,看一下這之中,是不是有一些分欄、分節符號在。
    若不行的話,可以再重新開一個新的檔案,再把文件中正常的部份,複製過去。

  20. 我的有好幾頁的段落空白太大,按delete鍵也無法刪除。所以就變成一段距離下一段整整四分之三頁的距離使用縮排與行距功能也沒用,請問怎麼辦?

  21. 請教版主,關於把表格內名單一次性做最適文字大小的技巧。
    本人用word製作表格名單,現在想要把所有名單填入表格之後做最適文字大小,讓表格內的名單能在框格內完美平均分散放置。但是所有名單填入表格之後無法一次性做最適文字大小調整,必須一格一格的去做,請問版主有何方法能解決我的難題?
    本人迫切急需答案,請速回復。謝謝!

  22. 剛好在找首行空格的方法(以前都用空白鍵),GOOGLE第一頁進到這兒,馬上完玩全全解決問題,感謝大大如此實用又清楚的教學。

  23. 好的文章不管時間過了多久總是歷久彌新,讓人受用無窮!
    感謝您的無私分享!

  24. 關於定位點不會移動的問題,可能是因為您沒有使用「Tab」鍵,來將你所輸入的文字切開,你可以先放好「定位點」後,再使用Tab鍵,將所輸入的文字,定位在您所放好的「定位點」處。
    而甲方、乙方的問題,像這種在契約書常見的甲方、乙方,雖然我不曉得這樣是否是最正確的,但要是我來打這份文件的話,我也會優先選擇「文字方塊」的。

  25. 謝謝您的分享.
    關於定位點,我還是不太清楚. 我把游標點到尺規,出現定位點符號,但怎麼移動該符號,字依然沒動.
    另想請問: 一行文字中間想列上甲方: 乙方:(甲方乙方為上下並列),要怎麼弄? 我之前都使用插入文字方塊. 這樣對嗎?
    謝謝!

  26. 您好,我在公司擔任文管職務,我們公司的各階管制文件,就像您本文開頭所說,沒因正確的WORD編輯手法,導致排版雜亂,人員也越改越亂,主管指示全廠文件重新改版,用正確的方式進行編寫,而我~被賦予教大家正確使用WORD的方式,但是我對WORD也是一知半解,下週就要開課,倉卒之下是否能引用您此篇文章及範例進行教學,我會在講義上注明是引用您的網頁,以及附上網址等資訊,謝謝!

  27. TO 19樓
    分頁跟分節符號都會影響文章的編排…. 如果有機會編排長篇文件的話
    可以的話… 在段落裡的第二頁次 有一個 "段落前分頁" 可以使用…
    又不會影響頁碼及章節

  28. 每次用Word…都會有"難易控制"的問題發生,原來是這麼一回事啊~
    感謝版大的分享~

  29. 我一直都用excel~因為一直以為word只能打打文字而已~瞭解這些功能後原來的文件也能用word建立~真的是很實用~謝謝分享^^

  30. 你打的真不錯!
    對於沒有把Word的用的很熟的人,這篇真的幫助他們不少。
    呵呵~我也是當了文書處理的選手後才發現,原來我這麼不了解Word。

  31. 上電腦課時老師也會教一些技巧,不過都忘光了。不過老師都說一般人用的是土法煉鋼的方法(就是以上不正確的方法),上完課還一直用土法煉鋼來打word,真是對不起老師啊,看完大大的文,還是快把筆記再拿出來複習好了。

  32. 我以前也想說word很簡單,哪需要學呢?!
    現在想考TQCword買書來看,才知自己不懂得還多的呢!
    主要還是感謝大大精心比較了五大點常犯錯誤,且有貼比較圖,更易了解,若熟析段落、編號、定位點的使用,對編輯長篇文章真的受益良多!

  33. 您好:
    您提到的這些都是一般人常範的錯誤,我也非常認同,但是若是下一頁一開始即是表格的話,使用分頁符號會有一種情況發生,會造成上面有一行空白行而且無法刪除,只要一刪除就會跳回上一頁,因此我是比較建議大家用分節(下一頁)符號(不會造成表格上方多一行空白列),而且在頁碼編製上比較不會出現問題,有一種方法可以把分頁跟分節符號叫到工具列上。
    方法:工具→自訂→插入→插入分頁或分節符號。(非常實用)
    以上建議給大家參考。

  34. 選擇想要修改的那一個段落或是一行,按滑鼠右鍵,選擇「段落」,接著就可以在「縮排與行距」活頁籤的「段落間距」中做設定。
    有兩個部份可以修改,若是要調整段落之間的距離,就直接調「與前段距離」與「與後段距離」;若是要調每一行的距離,就調「固定行高」,再調整「行高」的數值。

  35. 打字的時侯,打完一行不是要換一行嗎??那…那個一行到一行的距離可以調,但我不知怎麼調!!教教我,我想縮短那個距離!!謝謝!!

  36. 我覺得,打文件或是不使用到統計的話.真的來使用WORD就可以了,看到一些朋友或是同事,來亂的,都使用EXCEL,那如果都是去使用EXCEL畫表格的話,那WORD可以收起來了,來分工合作吧!!!,我不敢說我的WORD很強,可是,我還很清楚什麼時候用EXCEL,什麼時候用WORD,

  37. 版主您好,我是市立聯合醫院資訊室工程師,因近期需要辦理員工文書處理教育訓練,由我個人擔任講師,拜讀您的文章覺得寫得實在精闢,懇請您允許小弟引用於醫院內部教學使用,部分內容為了因應醫院特性需作小部份修改移用,所借用的圖示及文章皆會標明出處及參考網站,懇予您授權,感激不盡,謝謝!
    俊宏敬上

  38. 這篤文章真是受用不少,全都是我常犯的錯誤xd,不過 定位點的部分不知是否有詳細點的介紹?

  39. 這篇圖文並用的教學文把我們常使用Word的錯誤指出並糾正,並解釋得很詳細又易懂 看完你的文章真使我受益良多
    謝謝你 changyang319

  40. 雖然自己都是使用正確的方式在打字,
    但還是非常感謝您的這篇文章,
    實在受益良多啊

  41. 哈囉~~您好:
    我是靜宜大學國際企業研究所的學生,因為自己喜歡逛旅遊部落格,所以希望能接觸有關旅遊部落格的相關議題來做研究。這是一份研究『搜尋旅遊部落格(Blog)資訊的經驗』的學術問卷,希望可以煩請您幫忙填選。
    以下是問卷的網址,您的協助對於本研究的完成相當重要!
    敬祝 身體健康,萬事如意!
    http://www.my3q.com/home2/191/weinaaie/38899.phtml
    謝謝您的幫忙唷!!

  42. 這篇也算不上是Word教學,我只是點出一般人打Word最常犯的錯誤而已,像是縮排和定位點我都沒有說明的很清楚。

  43. 謝謝異塵行者的讚賞,當我看到朋友打的Word文件時,想要告訴他們的話就是這些了,當然這些一定適合更多的網友。

  44. 好實用喔~~~
    我以前也有學到shift+enter
    可是久了就又被忽略了
    恩恩!有了這個小技巧就可以事半功倍嚕
    謝謝changyang^^

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