文書處理教學

使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

Microsoft Word

Microsoft Word一個看起來很簡單實際上並不簡單的軟體,版本從Office 97、2000、XP(2002)、2003,一直到現在的2007版,功能一直的在加強,愈來愈好用。

大部份的人用Word都能很容易進入狀況,簡單的把文字輸入到螢幕中,打出自己想要的文件,這也是Word的優點「簡單易用」。所以大概很少人會去看有關Word的書籍吧! 想說這東西這麼簡單怎麼還需要看書呢?

也因為這個原因,大多數人打出來的Word文件都沒有照著正確格式來走,也許列印出來和你打出來的是一樣的,可是背後的格式設定、多餘的空白鍵…亂七八糟的,所以你只有辦法打一、兩頁的文件,當你想打長一點的文件時,苦的是要幫你收拾爛攤子的人。

在開始之前,我先說明一下,什麼樣的文件適合在Word打,真的要搞清楚。所有的表格、文件…都適合在Word打,而需要自動計算、分析的文件就需要到Excel去打。

我以前認識一個人,他不管什麼文件都喜歡打在「Excel試算表」裡。有一次,我看見他把很長的公司規章也打在Excel時,我以人道精神進行道德勸說,像這樣的東西應該要打在Word比較好,他不信,他說:「我比較會用Excel,所以打在Excel比較好改」,規章這種東西是會改的,尤其是公司還在討論每一條的細項時,所以當每次開會持續的在修改這份公司規章時,他每次都要花很長的時間在調整格式、插入列、調整頁數數字…,最後我當然是不管他,他喜歡把自己搞的很忙,怪誰?我看他倒是很自得其樂,以為這樣就是「很會Excel」。

簡單易用的Word骨子裡有些簡單的規則需要我們來遵守,遵守這些規則能幫助我們日後能很快的修改原有的文件,底下我先列出幾個許多人常犯的錯誤,供各位參考。

一、Enter與Shift+Enter

在Word中,最最最基礎、同時也是重要的就是Enter與Shift+Enter,儘管如此的重要與基礎,可是卻很容易被人忽略,甚至還有很多人還不曉得有這個Shift+Enter,而拼命的使用Enter來換「行」。

  如上圖所示,這三行文字裡有兩個段落第一、二行為第一個段落第三行為第二個段落。所以當你在同一個段落時想要換行時,就應該要打「Shift+Enter」。

沒有按照這個規則的話,當你調整「段落間距」時就會大亂,使用「自動編號」時也會亂七八糟,所以遵守正確的格式來打文件,可以讓你使用更多、更快速的功能來幫你管理文件。

二、沒有使用縮排

第一行的段落用二個空白鍵來縮排文字是一個很不好的習慣,當你想每一行都自動的幫你空兩個字時,你最好乖乖的使用「縮排」的功能。

 

你可以透過兩個方式來使用「縮排」的功能,

一、使用工具列上的「格式(O)\段落(P)」,在「縮排與行距(I)」頁籤裡就可以做「縮排」的設定。

二、直接用滑鼠拖曳尺規上的「首行縮排」、「首行凸排」、「左邊縮排」及「右邊縮排」。

[Word 2007]

但在Word 2007就有一點點不同,Word 2007的尺規在沒有觸發的狀況下,會自動的隱藏,如下圖:

word_problem-1

所以你必需將滑鼠移至內容區及選單區的交界處,也就是紅色箭頭所指的位置,尺規欄位才會顯示出來。

word_problem-2

此外,若要叫出「段落」對話盒,則需點擊選單工具列「段落」區塊右下角的「小箭頭」,如下圖。

word_problem-3

三、沒有用分頁符號

很多人為了要換頁會打一連串的Enter鍵,直到下一個段落的位置到達下一頁的位置,如下圖:

  使用這種方式的缺點就是只要換到下一頁的段落之前新增了一行,之前打的一堆Enter就會被推到下一頁去,所以每次你新增了文字,你就要一直的刪除這些多出來的Enter符號。

所以這種情況應該是要插入一個「分頁符號」才是最正確的,插入「分頁符號」的方法,從工具列上的「插入(O) \ 分隔設定(B)」,然後「分隔設定類型」選擇「分頁符號(P)」。


(你可以使用「標準模式」來看到「分頁符號」的標誌)

[Word 2007]

而在Word 2007中,插入「分頁符號」的方式有點不同,你要切換到「版面配置」,再從選單工具列中的「版面設定」區塊中,點擊「分隔設定」,從分隔設定的下拉式選單中,就以看到「分頁符號」及「分欄符號」,如下圖:

word_problem-4

四、沒有使用定位點

當遇到同一行文字裡的部份文字需要有不同的位置時,就要使用定位點,而不要用空白鍵來定位。

如下圖範例,我使用了兩個定位點來定位「聲聲慢」及「李清照」,那為什麼要用定位點呢?因為使用「定位點」來調位置絕對比用「空白鍵」好調而且又快。

 

五、編號自己打

在出考卷時沒使用自動編號的話是惡夢一場,打好後若是要調整題目的前後順序,包準調死你。我猜想沒有使用的人應該是使用了之後題號會亂標吧! 至於題號會亂標的問題,就是我在第一點所說到的Enter與Shift+Enter的問題。

六、段落之間用Enter來充當空白

最後再補充一個常見的錯誤,這個錯誤發生在段落與段落之間空隔的作法,有些人當想要在段落之間加大距離時,會選擇最直接的作法,「Enter」鍵,如下圖:

  比較一下上圖(錯誤)和下圖(正確),你會發現到上圖(錯誤)是用「Enter」來做空隔,因為有「Enter」的段落符號,而下圖(正確)卻沒有「Enter」的段落符號,這決對不是我用影像處理軟體把它去掉了。

  正確的用法應該要使用「段落」裡「段落間距」區域的「與後段距離」或「與前段距離」來設定,如下圖,我設定了「與後段距離3列

不是五個常犯的錯誤嗎?怎麼變六個?

在我寫部落格的教學文章中,雖然這篇瀏覽人數不是最多的,但卻得到最大的迴響,感謝網友們的鼓勵,所以我又再新增了另一個常見的錯誤,希望大家都能學到使用Word最正確的方式。

此外,若您在Word及Excel方面,想要更提升自己能力的話,您一定不能錯過Word及Excel最重要的功能「合併列印」與「樞紐分析表」。

  1. 每個人都要學的Word實用技巧教學-「合併列印」
  2. EXCEL實用技巧教學「樞紐分析表(Pivot Tables)」

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