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以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。

如何使用Outlook自動幫你分類及整理郵件

Outlook的規則及通知

  很多人用Outlook或是Outlook Express都只用它最基本的功能,在每次我們把信給收下來後,我們總是會分門別類的將每封E-Mail給移動到某個資料夾裡,
  1.
如將王小明寄來的信都放到王小明資料夾裡,
  2.
或是將某個定期會寄來的報表,都放在某個報表的資料夾裡,
  3.
或是將討人厭傢伙寄來的信直接送進回收筒。
  4. …

  每個人都有他分類E-Mail的方法與習慣,其實Outlook有一個功能可以大大的減輕你這部份的工作量,就是「規則」,利用Outlook的規則,可以自動化的幫你「預先」處理收到的電子郵件。 

  以我以前用的一個擋色情垃圾信的規則,之前Outlook常常會收到一堆的垃圾色情信,可是,偏偏同事有時也會寄一些「好康有料」來,為了要讓電腦幫我過濾這些信件,我就寫了這一個「規則」:

 

  這個規則是這樣的,當郵件送達後,電腦會自動檢查信件的「主旨」,只要主旨有「自拍、潮吹、做愛或是援交」等的文字就直接將它送進「垃圾郵件」資料夾裡,除了…某某某及某某某之外,基於保護的立場,我不能公佈我這兩位朋友的名字,我怕有太多人會寄信去要求要加入Mail List中。

  總之,這玩意的精神就在這,沒有接觸過且有興趣的朋友可以接著看更詳細的設定方法。

開始使用規則

  你可以從「工具」裡的「規則及通知(L)…」來開啟「規則」的設定視窗,如下圖:

 

一、點選「新增規則(N)」開始我們第一個規則:

 

  規則的建立可以透過兩個方式,「開始從範本中建立規則(T)」及「從空白規則開始(L)」,一般都建議先從「範本」開始建立,因為在範本中已經有幾個我們最常用的規則了,這邊我們以範本中的「從某人移動郵件至資料夾」來做示範,這個範本的意思是「要將某某人的信移動到某某資料夾」。

  1. 先選擇「開始從範本中建立規則」。

  2.
再選擇保持組織化範本裡的「 從某人移動郵件至資料夾
  3. 接下來我們就要用滑鼠點選「編輯規則描述」裡的「藍色底線」來編輯出符合我們的規則。這個範本要設定兩個條件,第一個是「某某人」,第二個是「某某資料夾」,所以我們第一先點「個人或通訊群組清單」,這時請從跳出的通訊錄視窗中選出你要篩選的寄件者直接輸入通訊錄裡沒有的寄件者電子信箱,也就是你希望誰寄來的信件要被做自動化的處理;再來再選擇「特定」來選擇你要將信件移動到哪,也就是要決定「某某資料夾」。(這邊說的資料夾是指Outlook的郵件資料夾,它和「我的電腦」裡的資料夾不同,別搞混了哦)

 

底下我列出了我們常會用到的範本資料:

1. 從某人移動郵件至資料夾 (郵件送達後
寄件者個人或通訊群組清單
將其移動到特定資料夾)
2. 移動主旨中有特定文字的郵件至資料夾 (郵件送達後
主旨中有特定單字
將其移動到特定資料夾)
3. 移動傳送給通訊群組清單的郵件至資料夾 (郵件送達後
收件者 個人或通訊群組清單
將其移動到特定資料夾)

 

二、通常你設定完「個人或通訊群組清單」及「特定」後,如果你沒有其它特別的需求時,你可以直接按下完成,來結束這個範本的設定。當然你也還可以對這個範本做更詳細的設定,如接下來的步驟:

 

三、您要檢查的條件是?

 

四、您處理郵件的方式是?

 

五、是否有任何例外?

 

六、完成規則設定。

 

P.S 1:如果你有某個步驟想要增加或減少規則的,你可以利用「變更規則」裡的「編輯規則設定」來重新修改你之前定義好的「規則」,如下圖:

 

P.S 2:如果你想要對你之前的郵件執行這個規則時,你也可以在「規則及通知」視窗中按下「立即執行規則(R)」來對已經收下來的信件做處理的動作。

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19 Comments

  1. 水瓶尤加利

    看閣下寫的詳盡介紹很感動, 以下的軟體如果好用, 就勞駕閣下寫教學囉~~

    http://eucaly61.blogspot.com/2007/10/2007-1.html

    郵件自動分類: Outclass – http://www.vargonsoft.com/Outclass/

    版本: v1.3.0.0 alpha RELOADED
    智慧型的郵件分類工具 for Outlook, 使用者自定郵件類別, 讓程式學習分類, 對每一封收進來郵件自動指定類別 (欄位名稱為 "outclass"), 如果分類有誤, 或是無法判別, 只要選 Reclassify 指定到正確的類別, 準確率就會愈來愈高, (分類引擎其實是 POPFile)
    ** 需搭配 POPFiles

  2. 都受到垃圾困擾
    謝謝版大精心寫作分享

  3. Carlton

    很精彩,不過想請教一下,因為廠商過多,建立規則超過上限時,會跳出警告說我已超過上限,該如何再增加建立上限,「目前是以華碩→華碩、宏碁→宏碁、建立方式所以沒能刪減」

  4. changyang319

    我不曉得居然有人能夠使用到上限,不曉得你是使用Outlook 2003嗎?,如果你使用新版的Outlook,會提高規則的上限。

  5. freedom

    請問如何設定寄件備份中有某一特定主旨的郵件移動到某個資料夾? 在規則中,我只有看到~ 在寄件備份中有特定單字的郵件,將"複本"收到特定的資料夾,這樣只會將 "複本"移動過去,原本那封郵件還是存在在寄件備份中,謝謝

  6. changyang319

    真的很抱歉,剛我也試了一下,似乎好像真的沒有辦法做到你想要的功能。

  7. 訪客

    to freedom 你可以另外訂一個 刪除 該主旨的郵件的規則..

  8. changyang319

    謝謝你喔,你真是聰明,這個方式可以試試看。

  9. poggiami

    现在使用2007,不过我还真的超出限制了。我和同事都测试过,大概超过15条就over了。

  10. JENNY

    請問,
    若一客戶(例GOOGLE)內,各個單位有30人會與我郵件連絡,但沒設連絡人
    可否帳號只要是@GOOGLE.COM.TW,規則設定為同一資料夾呢??
    謝謝

  11. 訪客

    想請問我巳設定好分類廠商的資料夾,信件會自動歸類其特定資夾,但想請問是否有那種功能可以看到"今/昨天所以寄件人的信件"設定,我發現我歸類後,每每只要看完信後,就不知道有誰寄過信…所以可以請大大幫忙嗎?謝謝

  12. changyang319

    有很多方法,可以做到類似你要的功能,你在設定分類廠商的規則時,用「複本」的方式來分類,也就是每一封信都用複製一份過去該廠商的資料夾內,而不要用「移動」的。

  13. Qara

    請問使用Outlook Web App的話要如何「立即執行規則」呢?
    我找不到這個按鈕@@
    謝謝~

  14. changyang319

    由於我沒用過這個,所以也不清楚。

    但如果你能設定「規則」的話,理論上來說,應該要有這個功能才對。

  15. 飛惹老師

    那有沒有網路版hotmail的寄件者分類方式呢

  16. changyang319

    目前應該是沒有才對,但實際上我不太清楚,因為我都使用gmail,很久沒有hotmail了。

  17. YU

    請問版大是否曉得Thunderbird有沒有這個功能,不然信件一堆全擠在收件匣看了有點眼花花的。

  18. chenyuchi1203

    請問有沒有主旨中有 "A" 字串「且」有 "B" 字串的規則呢? 我只看到「或」。
    比如說,我希望所有主旨中有「美國」「且」有「訴訟」的郵件,可以放在同一個檔案夾。因為我會收到的郵件主旨,會有「美國XX訴訟」、「美國OO審判文」之類的,希望可以用「且」來分類,而不是「或」。希望可以得到解答,感謝。

  19. changyang319

    抱歉,我已經有N年沒用Outlook了,比較複雜的需求,我也無法試著幫忙了。

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