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如何備份你的Outlook 2003郵件及更改郵件資料檔PST的預設位置路徑

如何備份你的Outlook郵件?

在上一篇教學有提「如何設定microsoft outlook 2003收gmail的信件教學」有提到,當我們設定完Outlook後,所有的資料都會被存在一個檔案,所有的資料包括「郵件(收件匣/草稿/寄件匣/寄件備份)」、「行事曆」、「連絡人」、「工作」及「記事」,相對於OutlookExpress的一堆的郵件檔,Outlook的郵件備份只需要複製一個 .PST檔案就好了。

那要如何得知.PST郵件資料檔放在哪呢?

一般如果你沒有更改過.PST檔的路徑時,它都是放在

C:\Documents and Settings\使用者名稱\Local Settings\

Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst」 這個位置,

Local Setting這個資料夾是隱藏的,如果你沒有看到這個資料夾,你可以到控制台裡的「資料夾選項」,將「隱藏檔案和資料夾」設定成「顯示所有檔案和資料夾」,這部份的操作曾在其它教學提過,請參考「電腦中毒怎麼辦?工作管理員的解毒方法」的「不能只做終止程式這個動作」那一段。

如果你或是你朋友已經有幫你更改過路徑,你可以打開Outlook後,在「個人資料夾」的上方按滑鼠右鍵,選擇內容:

  然後點選「一般」頁籤裡的「進階」按鈕。(如果你想知道目前郵件資料檔的大小,你可以按「資料夾大小」)

  如下圖所看到的「檔案名稱(F)」欄位就是郵件資料檔.PST的路徑及檔名。

 

轉移(更改)郵件資料檔PST的路徑

接下來的教學,就是要教大家如何將原本在設定在C磁碟路徑的郵件資料檔,給重新指定到新的D槽資料夾中,這樣做有個好處,就是日後電腦重灌時,就不用再另外再傷腦筋郵件備份的問題。談到更改Outlook的路徑,之前的教學文章也有提過如何移轉「我的文件」、「我的最愛」及「桌面」的方法,請參考「電腦重灌前與後的資料備份工作」。

 

移轉教學:

1. 看到Microsoft Outlook上方的功能列,點選「工具(T)」然後選擇「選項(O)」,如下圖:

2. 看到「選項」視窗後,請點選「電子郵件帳號(E)」來開啟「電子郵件帳號」設定視窗,如下圖:
(開啟「電子郵件設定視窗」的另一方法,也可以在「開始功能表」上的「Microsoft Office Outlook」圖示上,按滑鼠右鍵選擇「內容」,然後再按「電子郵件帳號(E)」按鈕)

3. 選擇「檢視或變更現有的電子郵件帳號(V)」,然後按「下一步」。

(
這個「電子郵件帳號」視窗應該不陌生才對,這和之前第一次設定電子郵件帳號同一個視窗)

4. 在「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」的欄位目前是指定到「個人資料夾」,也就是C磁碟裡的那個電子郵件Outlook資料檔,所以我們現在要在D磁碟開一個新的電子郵件Outlook資料檔,請按「新的Outlook資料檔(O)」按鈕,如下圖:

5. 這時要設定「新的Outlook資料檔」,這邊有兩個選擇,
一是「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」;
二是「Outlook 97-2002個人資料夾檔案(.pst)」,兩種都是.pst檔,只不過第一種是Outlook2003格式的,第二種是舊格式Outlook 97-2002的版本,這邊我們當然是選擇第一個新的2003「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」。

6. 按下「確定」之後,你會看到「建立或開啟Outlook資料檔」的視窗,這裡有兩個狀況:

如果你現在是重灌後,而且已經有備份過.pst檔,你可以直接指定那個備份的.pst檔。

如果你是沒有備份的pst檔時,就要在D磁碟建立一個新的電子郵件Outlook。

如下圖所示,我建立了一個新的電子郵件Outlook資料檔「資件資料檔.pst」,一般我都會在D磁碟建一個Outlook的資料夾,然後把所有的電子郵件Outlook資料檔放在一起,你也許有注意到在我的Outlook資料夾裡,還有兩個之前已經備份的電子郵件Outlook資料檔叫「andrew.pst」及「AndrewAsus.pst」,這兩個資料夾也可以稍後使用同樣的方法一一加進去。

7. 當你在上一步中按下「確定」後,會看到「建立Microsoft個人資料夾」視窗,在這裡你可以在名稱(N)欄位,輸入一個容易辨別的名稱,這邊輸入的名稱會出現在Outlook的程式裡,後面你就會明白的為什麼要改個名字比較好。

8. 當你定義好電子郵件資料檔後,會再度回到「電子郵件帳號」的設定視窗,這時你可以點「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」來選擇剛剛建立的那個郵件資料檔,這樣你所定義的這個Gmail帳號所收進來的信件,就會全部送進所指定的Outlook資料檔裡。

9. 這時會有個訊息出現「您已變更電子郵件的預設傳送位置。此項作業將變更您[收件匣]、[行事曆]及其他資料夾的位置。這些變更將會在您下次啟動Outlook時生效。」,這時當然是按下「確定」。

10. 再來會回到一開始「選項」的視窗,這時請按「確定」。

11. 最後來到Outlook的主視窗內,在這裡會看到新的「郵件資料夾」及舊的「個人資料夾」,由於我們已經將收信的路徑重新指定到「郵件資料夾」裡,所以在這裡我們要把舊的「個人資料夾」給關閉掉,以免會把新舊資料檔搞混,而關閉掉的方法很簡單,你只要在這個資料夾的上方按下滑鼠右鍵,然後選擇「關閉 個人資料夾」就會將這個.pst檔給關閉掉

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38 Comments

  1. changyang319

    如果你是用Outlook,而非Outlook Express的話,可以去搜尋.pst檔出來。

    一般沒有設定的話,這個檔案都是被放在C槽,搜尋一下就可以找到。

    聯絡人資訊,都是放在你Outlook設定的那個主要pst檔裡,一般就是指C槽那個。

  2. 嚴先生

    因為主機板故障更新,硬碟雖未故障但更換主機板後舊系統即無法開機,信件部份的檔案沒問題但聯絡人的資料?不知道版主是否知道其聯絡人資訊是存放在什麼地方?

  3. changyang319

    找到原本這個.pst檔案,再從「資料檔案」中,把它加回來就可以了。

    http://farm1.static.flickr.com/198/498703261_95eb47107c.jpg?v=0

  4. 訪客

    最後步驟 關閉 個人資料夾」就會將這個.pst檔給關閉掉。
    已關閉,但是請問如何打開,我有些東西要看啊…

  5. changyang319

    幸好你找回來了。

  6. changyang319

    你一定是某個地方,沒有按照步驟操作,所以才會無法收信。
    我猜測是你刪掉你原本的郵件設定檔,而重新新增了一個全新的,所以你現在應該去求助幫你設定信箱的人,重新再幫你把POP3、SMTP這些郵件伺服器的資訊給填上去。

  7. 訪客

    找回來了,謝謝!

  8. 訪客

    按步驟操作完後,完全不能收信了,怎麼辦? 救救我!

  9. changyang319

    可能是PST的郵件檔超過限制的大小了。

    如果是我的話,我會先找出Outlook的主要pst檔的位置,然後去重新命名這個pst檔的檔名,目的是要讓outlook找不到原有的pst檔,而正常開進去後,再重新設定outlook,最後再把原有的pst檔給掛載上去。

    或者是將原有的pst檔複製出來,在別台電腦上,將pst檔的郵件移除,並且用outlook壓實pst檔,確實把pst檔給縮小之後,再複製回去。

    由於outlook 2003支援的檔案比較小,所以如果沒有要換更新的outlook的話,就要一段時間就去封存郵件,並且去壓縮一下pst檔案。

  10. 版主您好,想請問一下今天我的OUTLOOK 2003突然故障,一打開就當掉,請問是否有方法可以排除,或者我該如何完整做備份再重灌呢?感謝版主

  11. changyang319

    就用我這文章上的方法。
    先找到您目前正在使用的PST檔,然後將這些PST檔備份下來。
    接著確定您是否知道Outlook所使用的E-Mail帳戶的帳號及密碼,及相關的設定值,你是否都知道,要是不知道的話,就把這些數值抄下來。
    最後再重灌電腦。

    重灌之後,再把這些資料給恢復即可。

  12. Ho Sandy

    我想要重裝windons 和 outlook, 想把outlook 的電郵備份, 要用甚麼方法?

  13. changyang319

    你的意思應該是指新建立一個新的PST檔嗎?

    重新建立一個新的PST檔之後,舊的PST檔裡的郵件,並不會自動跑到新的PST檔裡來,必需要自己移動,而移動的方式就是將兩個PST檔都掛上Outlook,並直接選取想要搬移的郵件,直接拖曳到新的PST檔裡面即可。

    但我並不建議把舊的PST檔搬到新的PST檔裡,這樣就失去建立PST檔的意義了,我以為您會想建立PST檔是因為現有的PST檔已經膨脹,且大到讓Outlook運作非常的緩慢,所以才想再開一個新的PST檔的,因此,我建議您二個方式:

    一、縮減舊的PST檔
    新的PST檔已經開啟好,且已經掛上Outlook,但還沒有將新的PST檔設成「預設」收件匣的話,你可以直接將舊的PST檔郵件,透過「封存」的方式,將絕大部份的郵件到新的PST檔這邊來,由於郵件搬動之後,舊的PST檔容量並不會減少,還需要再透過「壓縮」的方式,才能讓舊的PST檔容量真正的變小。

    二、舊的PST檔用附掛在Outlook
    若您新的PST檔已經設定完成,且也設成「預設」收件匣的話,若您日後的工作需要去查舊E-Mail的話,就可以將舊的PST檔附掛在Outlook上,不需要另外再去搬動舊的PST檔中的郵件。

  14. Ho Sandy

    請問重新建立一個資料夾後, 只會把的新的郵件轉移到新的資料夾嗎? 舊有的郵件如何轉換?

  15. changyang319

    看看可不可以把outlook.pst放在桌面上,再重新匯入一次。

  16. joepapa

    在重新滙入備份在D:\outlook.pst時出現沒有權限,有無方法解决呢?希望版主幫忙

  17. changyang319

    不客氣,希望有幫到您的忙。

  18. 清新

    非常謝謝版主您熱心又詳細的解答!

  19. changyang319

    可以,只要將「正確」的pst郵件檔案複製出來,在Windows7的outlook再重新加入即可以馬上使用。要注意,別複製錯了,還有這個pst檔案是outlook使用的,並不是Outlook express喔。

  20. 清新

    版主您好:
    因為有可能將作業系統,把xp換成win7,請問您這個方法,在win7下的outlook,也一樣適用嗎?不好意思,因為以前只用過 outlook express,對outlook沒概念,所以求教這個問題,還請多包涵,謝謝!

  21. changyang319

    不客氣,幸好你救回資料了。

  22. 很著急的兒子

    真的很感謝大大您的教學!
    爸爸因為工作需求需要Outlook 2003裡的舊有信件
    但是買了SSD後安裝新系統
    竟然忘了備份Outlook 2003內的資料檔
    想說舊硬碟沒格式化掉應該有跡可循
    查了查終於找到這方法

    真是謝謝您呀!

  23. 訪客

    請問outlook2007行事曆資料夾在哪裡?謝謝您

  24. changyang319

    可以,直接複製2003使用的pst檔,直接掛在2010上,就應該可以了。雖然我沒用過2010,但我覺得應該沒有問題。

  25. 查理

    最近換新電腦也換用2010 Office
    請問2003的 Outlook 可以匯入2010 Outlook 嗎?
    如果可以,要如何操作?
    感謝 !
    (我已經將舊磁碟機一併裝入新電腦中)

  26. changyang319

    是的,只要刪除了pst,當然裡面的東西就救不回來了,但如果利用這篇文章中的方法「https://mrtang.tw/blog/post/29594084」,「有機會」可以救回pst,但通常一般人沒有這個救援的觀念,都已經對已刪除的磁碟做了大量的存取,所以多半來說,都一定是救不回來了。

  27. 大耳

    如果我的pst檔案不小心刪除了,是不是所有的mail都救不回來了?

  28. changyang319

    應該是舊的個人資料夾中,還有項目是開啟的狀態,首先要確定收進來的信件都會進入新建立的「個人資料夾」,並且重新啟動Outlook後再試一次。
    另外,你也可以在步驟10中,點擊〔資料檔案〕,然後再去將舊的資料夾刪除。

  29. Daria

    您好!
    我按照步驟完成後,無法關閉原有的個人資料夾耶…關閉個人資料夾那個選項是反白的,無法點選…

  30. changyang319

    我不太懂你的意思。不過你所對PST檔做的改變,我實在沒有辦法幫你將它還原回來,抱歉。

  31. 小新

    請問一下如果我後悔了要復原…(因為我所有分好的東西全部要重來)….有沒有辦法啊!拜託教教我

  32. 小美

    真是感謝你的教學 讓我救回所有誤刪掉的mail…感謝…

  33. christine

    請問一下
    我的outlook在我下載完IE8之後突然不能寄信但還是可以收信
    請問要怎麼辦
    謝謝你

  34. changyang319

    我不太懂您的意思,你要打開是指已經備份好之後,要重新掛上新的Outlook嗎?

  35. Amy

    已關閉個人資料夾,但是請問如何打開,TKS!

  36. andy3520

    請問可以轉到我的部落格嗎?

  37. 強哥電腦

    SORRY,已找到方法了,TKS!

  38. 強哥電腦

    然後選擇「關閉 個人資料夾」就會將這個.pst檔給關閉掉。
    已關閉,但是請問如何打開,TKS!

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