如何備份你的Outlook 2003郵件及更改郵件資料檔PST的預設位置路徑

如何備份你的Outlook郵件？

在上一篇教學有提「如何設定microsoft outlook 2003收gmail的信件教學」有提到，當我們設定完Outlook後，所有的資料都會被存在一個檔案，所有的資料包括「郵件(收件匣/草稿/寄件匣/寄件備份)」、「行事曆」、「連絡人」、「工作」及「記事」，相對於OutlookExpress的一堆的郵件檔，Outlook的郵件備份只需要複製一個 .PST檔案就好了。

那要如何得知.PST郵件資料檔放在哪呢？

一般如果你沒有更改過.PST檔的路徑時，它都是放在

「C:\Documents and Settings\使用者名稱\Local Settings\

Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst」 這個位置，

Local Setting這個資料夾是隱藏的，如果你沒有看到這個資料夾，你可以到控制台裡的「資料夾選項」，將「隱藏檔案和資料夾」設定成「顯示所有檔案和資料夾」，這部份的操作曾在其它教學提過，請參考「電腦中毒怎麼辦？工作管理員的解毒方法」的「不能只做終止程式這個動作」那一段。

如果你或是你朋友已經有幫你更改過路徑，你可以打開Outlook後，在「個人資料夾」的上方按滑鼠右鍵，選擇內容：

　　然後點選「一般」頁籤裡的「進階」按鈕。(如果你想知道目前郵件資料檔的大小，你可以按「資料夾大小」)

　　如下圖所看到的「檔案名稱(F)」欄位就是郵件資料檔.PST的路徑及檔名。

轉移(更改)郵件資料檔PST的路徑

接下來的教學，就是要教大家如何將原本在設定在C磁碟路徑的郵件資料檔，給重新指定到新的D槽資料夾中，這樣做有個好處，就是日後電腦重灌時，就不用再另外再傷腦筋郵件備份的問題。談到更改Outlook的路徑，之前的教學文章也有提過如何移轉「我的文件」、「我的最愛」及「桌面」的方法，請參考「電腦重灌前與後的資料備份工作」。

移轉教學：

1. 看到Microsoft Outlook上方的功能列，點選「工具(T)」然後選擇「選項(O)」，如下圖：

2. 看到「選項」視窗後，請點選「電子郵件帳號(E)」來開啟「電子郵件帳號」設定視窗，如下圖：
(開啟「電子郵件設定視窗」的另一方法，也可以在「開始功能表」上的「Microsoft Office Outlook」圖示上，按滑鼠右鍵選擇「內容」，然後再按「電子郵件帳號(E)」按鈕)

3. 選擇「檢視或變更現有的電子郵件帳號(V)」，然後按「下一步」。

(
這個「電子郵件帳號」視窗應該不陌生才對，這和之前第一次設定電子郵件帳號同一個視窗)

4. 在「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」的欄位目前是指定到「個人資料夾」，也就是C磁碟裡的那個電子郵件Outlook資料檔，所以我們現在要在D磁碟開一個新的電子郵件Outlook資料檔，請按「新的Outlook資料檔(O)」按鈕，如下圖：

5. 這時要設定「新的Outlook資料檔」，這邊有兩個選擇，
一是「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」；
二是「Outlook 97-2002個人資料夾檔案(.pst)」，兩種都是.pst檔，只不過第一種是Outlook2003格式的，第二種是舊格式Outlook 97-2002的版本，這邊我們當然是選擇第一個新的2003「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」。

6. 按下「確定」之後，你會看到「建立或開啟Outlook資料檔」的視窗，這裡有兩個狀況：

– 如果你現在是重灌後，而且已經有備份過.pst檔，你可以直接指定那個備份的.pst檔。

– 如果你是沒有備份的pst檔時，就要在D磁碟建立一個新的電子郵件Outlook。

如下圖所示，我建立了一個新的電子郵件Outlook資料檔「資件資料檔.pst」，一般我都會在D磁碟建一個Outlook的資料夾，然後把所有的電子郵件Outlook資料檔放在一起，你也許有注意到在我的Outlook資料夾裡，還有兩個之前已經備份的電子郵件Outlook資料檔叫「andrew.pst」及「AndrewAsus.pst」，這兩個資料夾也可以稍後使用同樣的方法一一加進去。

7. 當你在上一步中按下「確定」後，會看到「建立Microsoft個人資料夾」視窗，在這裡你可以在名稱(N)欄位，輸入一個容易辨別的名稱，這邊輸入的名稱會出現在Outlook的程式裡，後面你就會明白的為什麼要改個名字比較好。

8. 當你定義好電子郵件資料檔後，會再度回到「電子郵件帳號」的設定視窗，這時你可以點「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」來選擇剛剛建立的那個郵件資料檔，這樣你所定義的這個Gmail帳號所收進來的信件，就會全部送進所指定的Outlook資料檔裡。

9. 這時會有個訊息出現「您已變更電子郵件的預設傳送位置。此項作業將變更您[收件匣]、[行事曆]及其他資料夾的位置。這些變更將會在您下次啟動Outlook時生效。」，這時當然是按下「確定」。

10. 再來會回到一開始「選項」的視窗，這時請按「確定」。

11. 最後來到Outlook的主視窗內，在這裡會看到新的「郵件資料夾」及舊的「個人資料夾」，由於我們已經將收信的路徑重新指定到「郵件資料夾」裡，所以在這裡我們要把舊的「個人資料夾」給關閉掉，以免會把新舊資料檔搞混，而關閉掉的方法很簡單，你只要在這個資料夾的上方按下滑鼠右鍵，然後選擇「關閉 個人資料夾」就會將這個.pst檔給關閉掉。