如何設定microsoft outlook 2003收gmail的信件教學

源由

前一陣子介紹大家使用Gmail，有一個最主要的原因就是，Gmail可以免費使用POP3，來用收信軟體來收信、寄信。(請參考「推薦好用的e-Mail電子信箱Google GMail」)

而有許多已經使用POP3收信的人，都習慣使用Windows內建的Outlook Express，而不使用Microsoft Office的Outlook 2003，原因就是就是Outlook Express的介面單純且使用簡單，Outlook 2003並不難，它使用起來和Outlook Express差不多，功能反而更強大。

Outlook 2003有很多更多的優點，有通用的通訊錄、行事曆、便條、工作待辦事項…，我們隨時可以使用手機、PDA來和這些個人資料做同步的動作，另外它還有個優點就是「備份郵件資料」容易，我將會陸續介紹及教學這些好用的功能。

如何設定Outlook

1. 如果你從來沒有執行過Outlook，第一次從開始功能表執行後，就要立即建立新的設定檔，你可以直接填入你的名字或是其它的名稱，如下圖：

2. 第一次設定的話，先選擇「新增電子郵件帳號」。(日後要做更改的話，就可以選擇「檢視或變更現有的電子郵件帳號」)

3. 選擇伺服器類型時，請選擇「POP3」。(如果是Hotmail就是選第四種「HTTP(H)」，而公司自己有Exchange的郵件伺服器時，就使用第一種「Microsoft Exchange Server(M)」)

4. 接下來就要設定「網際網路電子郵件設定(POP3)」，這裡要填的資料有三大項，填完資料後別忘了要再按「其他設定」。

　　　使用者資訊
　　　　您的名稱: 輸入您想要在外寄郵件的 [寄件者:] 欄位中顯示的姓名 。
　　　　電子郵件地址: 輸入完整Gmail電子郵件地址，如changyang319@gmail.com。

伺服器資訊
　　　　內送郵件伺服器 (POP3): pop.gmail.com
　　　　外寄郵件伺服器 (SMTP): smtp.gmail.com

　　　登入資訊
　　　　使用者名稱: 輸入您的Gmail帳號，如changyang319@gmail.com

(有些POP3的信箱只要輸入帳號的部份，如changyang319)
　　　　密碼: 輸入您的 Gmail 密碼

5. 在「網際網路郵件設定」視窗裡，先選擇「外寄伺服器」頁籤，並將「我的外寄伺服器(SMTP)需要驗證(O)」打勾。

6. 然後接著再切換到「進階」頁籤，第一步先將「內送伺服器(POP3)」及「外寄伺服器(SMTP)」的「此伺服器需要加密連線(SSL)」兩項打勾；第二步再將外寄伺服器的連接埠號碼改成「465」；第三步就按「確定」。

(如果有人有習慣將「在伺服器上保留一份郵件複本」打勾收信保留伺服器上的信件時，其實在這裡是不需要打勾的，因為使用POP3收Gmail的信件時，並不會直接將信件收下來，如果你要將信件直接收下來，就要到Gmail的網頁上去做設定。)

7. 按下「確定」後，會再回到「電子郵件帳號」的設定視窗，這時請按一下「測試帳號設定(T)」按鈕，來測試一下我們的設定是否正確。

8. 在完成所有的測試之後，要看一下所有工作的狀態，是否都是「已完成」，之後再接著按「關閉」。

9. 再次回到 「電子郵件帳號」的設定視窗，這時設定已經完成，直接按「下一步」。

10. 最後再按「完成」。

11. 完成設定之後會進入Outlook程式裡， 在「個人資料夾」裡的所有東西都存在C:\Documents and Settings\EndUser\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst這個檔案裡，在這個時候先不要按「傳送／接收(C)」去接收信件， 因為我們並不想使用這個在C磁碟的資料檔，每次重灌電腦時，都會忘記這個檔案，所以我們要將郵件資料檔轉到D磁碟，而教學將會在下一篇文章介紹。

部份文字參考Google說明文件：
http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=13278&topic=1556