如何使用電腦來傳真(FAX)？如何兼顧紙本及無紙化傳真？

傳統傳真與電腦傳真(FAX)

這篇文章，我們來聊聊「傳真機(FAX)」這檔事，不曉得大家都是用什麼樣的方式來「傳真」的？

前一陣子要幫朋友找出最佳「傳真」的解決方案時，甚至翻箱倒櫃找出「傳真數據卡」，試了一些傳真軟體，因此想把我這陣子使用的一些心得分享一下。

朋友原本使用Symantec的「WinFAX」來收發傳真(單機使用)，而使用另一台新買的Canon USB的事務機，將它分享到網路芳鄰上，給區網中其他使用者也可傳送傳真，也就是收傳真時，由某台電腦收，但發傳真時，除了這台收傳真的電腦可以透過傳真數據卡發之外，其他使用者也可透過另一台分享在區網上的USB印表機來發傳真。

這樣用有什麼問題嗎？

首先，利用在Windows XP安裝WinFAX在接收/傳送傳真，是一個非常穩定的解決方案，但有個問題，因為現在User大多使用的是Windows 7，所以變成其他的使用者都要到這台有WinFAX的XP電腦上來發送傳真，就是只能單機收發傳真。

另一個問題是當初為了要省一點錢，居然買了一台「USB介面」的傳真事務機，要讓其他使用者使用這台USB介面的事務機，意謂著有要將事務機插在一台電腦上，其它電腦再透過分享的方式，來使用這部事務機，這已經造成一些不方便了，雪上加霜的是這台Canon事務機所搭配的傳真機制，讓這家公司的員工怨聲載道。

因此他們的需求我來整理一下：

• 要能無紙化接收/傳送傳真。
• 區網中所有的使用者，都要能直接透過網路來發送數位傳真。
• 要有紙本傳送傳真的功能。

在公佈這個解決方案之前，我們先來看一下無紙化的「傳真軟體」。

軟體式(Fax Software)傳真設備

若你想要使用「純軟體」的方式來傳送及接收傳真的話，有兩個條件：

• 傳真數據卡或傳真數據機
• 傳真軟體

雖然是純軟體的傳真，但也還是需要硬體裝置，因為目前的電腦早就不內建數據傳真的功能了，在很久很久以前，還是「56K撥接上網」的時代，這種Fax/Modem數據機/數據卡非常的普遍，但現在呢？早就都光世代上網了，有誰還在用56K上網的，但即便如此，這東西現在在網路上，還是買的到喔，這都是因為拜「數位傳真」所賜吧？

• 伽利略 新獵犬III 外接式 56 K 數據機
• 伽利略 PCI 內接式 數據卡
• USB 56K FAX MODEM電腦外接式傳真機-雙接口

WinFAX

而「傳真軟體」，最常見且最好用的就是Symantec的「WinFAX」，但它有個最大的問題，就是它只支援Windows XP，而且Symantec也已經沒再開發新版本了。

Windows傳真與掃描

因此，在Windows 7上如果要使用傳真軟體的話，最好的辦法就是使用Windows內建的傳真軟體「Windows傳真與掃描」，如下圖：

經過我的實測，「Windows傳真和掃描」也是一個不錯的傳真軟體，基本的收發傳真都沒有問題，所以如果你是要在Windows 7以上的作業系統來使用傳真的話，「Windows傳真和掃描」是一個不錯的解決方案，但這有個問題，就是沒有Server/Client的機制，來讓區網的使用者，共用這台可傳真的電腦。

因此就要找同時支援Windows 7，並且有伺服器/客戶端機制的傳真軟體。

Windows傳真取代專用傳真軟體，這是必然的，一旦Windows內建了某個功能，該領域的軟體，很少有不掛點的，例如Netscape網景瀏覽器，就是微軟在內建了IE瀏覽器，這個軟體才消失在市面上的。

EastFAX

這套EastFAX是大陸的軟體，目前有主機端、客戶端的傳真軟體，似乎只剩這一套。

我原本以為它是我的救星，但實際使用了兩張Fax/Modem介面卡來測試了這軟體之後，發現這軟體有很大的相容性問題，明明WinFAX在同一台都可以正常使用，但用了EastFAX，不是收了一次就收不到，就是發傳真時好時壞，總之我用的不是很滿意就是了，說不定這套軟體，只適用在大陸地區吧。

硬體式(Hardware)傳真設備

使用純軟體式的傳真設備，最主要的問題，就是當有「紙本文件」需要回傳時，就必需先掃描進電腦之後，才有辦法利用傳真軟體來傳真，也就是說你若沒有事務機的話，最少也要有一台掃描器，這樣不僅麻煩，到頭來還是需要一台傳真事務機也比較方便。

1. 一般「感熱紙」傳真機

這種是最常見的傳真機，必需使用「感熱紙」才有辦法「印」出東西出來，「感熱紙」這種東西，不用買墨水、碳粉是它的優點，但缺點是一段時間之後，所印出來的內容，就會開始褪色。

然後使用時，只能傳「紙本」的內容，也就是只能放實體的紙張內容進去。

2. 多功能影印機

這邊我所說的「影印機」，是指像言瑞、震旦這種公司，所提供「租賃」，且有「傳真」、「電腦掃描」等級的影印機。

這種等級的「影印機」，通常都是公司行號在租賃的，除了可以使用紙本的方式傳真之外，更可以直接透過電腦的方式來傳真，而且收到傳真時，是直接列印出來，不需要再裝上「感熱紙」，而且有些機種，收進來的傳真，都還能記錄在影印機裡，供日後查閱。

3. 傳真印表機

而這裡的「傳真印表機」，指的是HP、EPSON、CANON所推出，比較小型的多功能傳真事務機(噴墨或雷射)，列印時和影印機一樣，也是直接使用一般A4紙張，像是「HP Officejet 6700 雙面列印雲端傳真事務機」。

這類印表機的功能，每個品牌所能提供到的功能都有所差異，最基本的紙本傳真及電腦傳真一定都有的，問題是「功能」提供到什麼程度？這就是令人所困擾的地方。

最佳的解決方案討論

來到最後，我們來討論一下，什麼是最佳方案？所謂的最佳方案，可能每個人都不儘相同，有的人不計代價，就是要用到最方便，而有人會考慮價位，而有人會折衷功能與價位。

首先，是不計任何代價，而想要用到最方便的解決方案時，我認為你應該使用大型的「多功能影印機」，就是向影印機租賃公司所租賃功能較好的影印機，使用這種影印機，無論是紙本或是無紙化電腦傳真收發，都非常的方便。

若你實在沒有那個預算，每個月付給租賃公司大把的鈔票的話，我建議您買一台功能較完整的多功能事務機，以我朋友的這個案例來說，我最後就是幫忙再選購了一台有傳真功能的事務機，我建議以下的選購原則：

• 網路功能(有線/無線)
• HP印表機
• 要便宜選噴墨，要不然選擇雷射機種

要有網路功能這並不奇怪，因為如果是想要在區域網路中來共用印表機時，使用網路印表機才會方便。

那為什麼要HP呢？經過我的使用心得，在選擇傳真印表機時，並不是有「傳真」功能就好，其實配套的「應用軟體」也是非常的重要，而HP這家公司因為「夠大」，自然寫出來的應用程式就比較好用。

而要選噴墨還是雷射，你可以參考我這篇「如何選擇印表機？」的文章，大致上來說，如果你想要便宜的話，就選「噴墨」，如果要省耗材、重列印品質的話，就選雷射機種的事務機。

最後，雖然使用純傳真軟體真的很好用，但以方便性及節能的角度來看，我認為並不是很實用，像要傳真紙本的文件時，就很麻煩，而且若要24小時接收傳真時，電腦就要24小時不關機，這使用的電腦長久下來，都是一筆不小的開銷，這還不如直接去買部多功能的事務機。

像我最後幫朋友選擇的事務機，就是「HP Officejet 6700 雙面列印雲端傳真事務機」這台。

HP無紙化收發傳真的運作方式

我大概來說明一下HP的無紙化傳真功能，我相信一定有人會想要搞清楚HP無紙化傳真的運作方式，像我在還沒購買這台之前，我就很想要了解，但在網路上，卻找不到任何一篇文章有在說明這部份的文件。

HP印表機在收到傳真時預設的設定，是直接列印出來，但是我們可以利用在每一台電腦上所安裝的「HP印表機助理」，來設定收到傳真之後，除了列印出來之外，也送一份電子檔到指定的電腦資料夾上來，但我們也可以選擇收到的傳真不要列印出來，只傳電子檔到電腦上來。

但問題來了，當收到傳真時，所收到的傳真的電子檔案，是否「立即」就傳送到指定的資料夾中呢？

答案當然不是喔，印表機在收到傳真時，首先都是先把傳真存放在印表機的「記憶體」裡，而「電子檔」傳到指定資料夾的時機，是「HP印表機助理」這個程式所控制的，這個「HP印表機助理」可以設定「幾分鐘」要檢查印表機記憶體裡是否有傳真，如果有的話，才將記憶體中的傳真，移動到電腦上來，所以如果你選擇接收傳真時不列印出來的話，而且又沒有聽到傳真機接收的聲音時，你就會不曉得有傳真進來了，就必需要等到「HP印表機助理」這個檢查之後，才會看到傳真的電子檔案。

所以如果你所安裝並且設定好「數位傳真設定精靈」的這台電腦，若是沒有開機的話，你就會沒有辦法收到電子檔案，直到這台電腦開機，並且執行了「HP印表機助理」之後，才會將傳真機的電子檔案收下來。

這樣的方式雖然有點不方便，但卻是目前消費型印表機中，做的最好的方式了，而且實際上用起來，是可以接受的，並不會真的那麼不方便。

再來有個缺點也要讓你了解一下，如果您有爬過HP官方的設定文件，你會發現到「無紙化數位傳真」只能透過「USB介面」將資料夾設定在電腦的本機端中，這並不是百分百的正確。

以HP這台HP Officejet 6700來說，有三個介面「USB」、「有線網路」及「無線網路」三種，你是可以「同時」使用這三種方式，來連上這台印表機的，也就是說，你可以將一台印表機用「USB」的方式接在電腦上，同時也能將印表機接在網路上，同時也能用不同網段的無線AP再連上這台印表機，利用三種介面將要列印的檔案，傳進印表機中。

而「數位傳真設定精靈」在設定時，是可以用「有線」或「無線」，將這台要收電子檔傳真的資料夾，設定在安裝這個「數位傳真設定精靈」本身的電腦上的，並不一定只能用「USB介面」才行。

那「數位傳真設定精靈」可不可以再將接收的資料夾，再設定到其它網路上的電腦呢？例如區網中的NAS資料夾呢？其實是可以的，但要用點小技巧，「數位傳真設定精靈」在設定時有個限制，就是使用用「C:\xxxx」之類的路徑，是不能使用含有UNC的網路路徑，例如：「\\nas\folder」，所以如果你想要連的話，就要先用「連線網路磁碟機」的方式，先指派到某個磁碟代號中，再到「數位傳真設定精靈」中去設定這個磁碟代號，經過我的測試，這是可行的。

我相信如果你是在找「無紙化收發傳真」，並且想要了解HP印表機在無紙傳真是如何運作時，你一定會需要我這一段所說明的使用經驗的。