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Word表格怎麼畫才好看?修飾技巧大公開!

多年來使用Word的經驗談

  如何在Word中畫出一個有質感又好看的表格?以前在公司當MIS時,常常會幫長官們打文件,就曾經有一個部門的經理就對我說:「小唐啊~為什麼你打出來的表格,都這麼好看?」我發誓!這是的確是真人真事,絕不是亂蓋的…

  除非這主管是想把我,要不然這句話絕對是真心的。

  我個人使用Word,大概是從二專開始,當時都是無論是平常的作業,甚至是專題的報告,全都是我獨立完成,從來沒請過救兵來幫忙,一直到現在出社會工作,自然累積了不少的經驗。

  記得在學生打出來的報告,當時以為很好看,但實際上卻很糟,原因就是使用過多花俏的圖案。

  使用花俏的圖案或過多的顏色來裝飾文件,並不一定會讓文件變的好看,我認為除非是給小朋友看的,要不然在一份正式的文件,最好都不要使用這些過份花俏的圖案,接著我來分享一下,我個人在辦公室打文件所累積一些畫表格的心得,全都非常的簡單,你可以嘗試套用看看,相信也會有不錯的感覺。

  接著我就來分享一下,我的一些心得,希望各位看倌要是不滿意的話,可別罵我啊。也歡迎大家分享自己美化表格的經驗哦!

想要畫表格時,第一步要做什麼?

  在開始畫表格之前,無論你是想畫的表格,是心裡想的,還是現有紙本表格,要轉打成電子檔,我們首先要做的工作,並不是直接就開始插入一個新的表格,而是要先算我們所需要「欄數與列數」,這樣畫起來才會有效率。

  而在算所需的欄列數時,要以欄或列中,最多的欄列數為主,這是什麼意思呢?我以下面這張表格來做個說明:

how_word_form-01.jpg

  在Word中,直的稱為「欄」、橫的稱為「列」,先以直的「欄」來說,你認為這張表格「應該」要插入幾欄?是3欄還是4欄?

  當然都不是喔,我們之所以會以為這個表格只有3欄或4欄,都是因為只考慮到最前面「客戶資料」的部份,但要畫出一個表格,絕對不是只看一開始的部份,而是要全面性的來做考慮,所以我們在數的時候,應該是找最多欄數的項目,像是「項目」、「訂金」、「簽約金」的這一列,所以從最前面開始算到最後的「二樓頂板完成」,應該是「9欄」。

  相同的道理,也請應用在橫的「列」中,就應該要數到「10列」。

  因此一開始插入表格時,就應該插入「9欄、10列」,如下圖所示:

how_word_form-02.jpg

  所插入最初始的表格,就應該如下圖:

how_word_form-03.jpg

  接著再使用「合併儲存格」將需要合併的欄位給合併好,以及平均分配列高與欄寬,就可以完成我們所需要的表格,如下圖:

how_word_form-04.jpg

  最後我們再把文字給補上,並修正一下表格的格式,這個表格很快就可以打好。

how_word_form-05.jpg

  那你一定有個問題,若是一開始時,算錯了欄、列數怎麼辦?其實算錯沒關係,又不是什麼大不了的事,我們再用「手繪表格」的方式,手動補上即可。

如何把Word表格修飾的更好看?

  而接著就是要進入到整篇文章的重點,表格要怎麼修飾,才會變得更好看?

一、加入雙實線或粗實線外框

  這是最重要的一點,之後的建議你不做都沒關係,但幫一個表格加一個外框,我個人認為是非常重要的,這可以讓一個單調的表格,忽然間就變的不一樣。

  而加外框的樣式有兩種都不錯,一種是雙實線外框,另一種是粗實線外框,我個人比較偏好用雙實線的外框。

how_word_form-06.jpg

二、標題列、欄加入粗實線

  在加了外框之後,接著就要設定一下內部的格線,一般我們可以用「粗實線」,在「標題」與「內容」之間做個明顯的區隔,這樣會讓看到表格的人,一眼就看出內容是在哪個部份。

how_word_form-07.jpg

三、平均分配列高與欄寬

  接著相同類型的欄寬與列高,為了美觀起見,我們必需使用「平均分配列高」與「平均分配欄寬」來將表格好好的「整理」一下,就好像把一口不整齊的牙齒,好好的矯正一番。

how_word_form-08.jpg

四、行數多時,在每間隔行之間,填入灰階背景色

  這是一個貼心的小動作,在一些內容比較多且長的表格,為了不要讓人在看資料時,對錯欄位,或是看到「眼花」,在每隔一列時,可以填入灰階的背景色,這樣看表格的人,也比較沒有壓力。

how_word_form-09.jpg

五、適當加入細虛線

  相較於「粗實線」,是用來區隔不同的資料區塊,而「細虛線」則是用在有多列相同資料時,就可以將「細虛線」安插在「實線」之間。

how_word_form-10.jpg

六、中文用標楷體、英文、數字用Arial

  而最後,建議打表格時不要用太花俏的字型,因此除非公司有規定要使用「新細明體」,要不然我在打完一個表格時,一律都會把中文字型改為「標楷體」,而英文、數字等資料,則會改成「Arial」字型,我覺得這兩種字型真是有質感到爆…,而且相同的檔案,拿到別人的電腦,字型也都不會跑掉,因為這兩種字型每個人電腦都有。

how_word_form-11.jpg

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14 Comments

  1. Emily

    表格真的做得很漂亮耶
    不過.說不定那主管是真的想把你XD..ㄎㄎ

  2. 沐恩

    表格之戀(大誤)

  3. changyang319

    美彌子愛說笑,她應該比較喜歡老闆…
    by the way,沒想到妳在Pixnet也有帳號了喔。

  4. changyang319

    沐恩,有偶像劇是這樣演的嗎?

  5. JC

    你寫的太棒了!

  6. changyang319

    謝謝你喔。

  7. roy1103

    雖然我之前已經學會但是word畫表格教學實在清楚蠻優的!給你90分!

  8. changyang319

    謝謝喔。

  9. 訪客

    應該是直列橫欄吧?
    還是我理解錯誤?
    總之還是多謝大大的分享^_^

  10. changyang319

    應該是橫列直欄才是,我剛試著從Word中插入表格,輸入好欄數及列數之後,確實如我預期的樣子出現。

  11. Ovo Chun Lin

    開外掛喔 怎麼合併儲存格那段沒解釋阿

  12. 王稚勛

    非常實用! 且清楚 快速 解決了我的要急 5分鐘速學 !!! 謝謝分享

  13. changyang319

    我這是教你怎麼畫才好看,不是畫表格的基本教學。

  14. changyang319

    不客氣喔。

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