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Excel深度教學:VLOOKUP查表函數及比對中文字串時發生錯誤的問題

利用VLOOKUP查表公式,尋找其它欄位的數值

當我們利用「資料驗證」製作好文具用品分類的下拉式選單,也製作好第二層「品名」的動態下拉式選單之後,請參考「Excel深度教學:「二層」、「三層」的動態「下拉式選單」設定」,再來就是要傷腦筋每一項文具產品所對應的「單位」及「單價」了,總不能製作好便利的下拉式選單之後,卻要自己逐一的輸入各文具產品的「單位」及「單價」吧?

因此在這邊就要介紹一個在Excel中,非常好用的高階函式,也是「VLOOKUP」。

excel_vlookup-1.jpg

以下是微軟官方網站「如何使用 VLOOKUP 或 HLOOKUP 尋找完全相同的值」,對於VLOOKUP的參數資料,而括號內的文字是我的註解:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

  • Lookup_value:在陣列第一欄中所要尋找的值。(要用來比對的文字)
  • Table_array:查閱資料中的資訊表格。(用來「被」比對的資料庫)
  • col_index:相符數值應該傳回的 table_array 應傳回相符的值。(比對後,要傳回資料庫的哪個欄位,從1開始)
  • Range_lookup:無論您想要尋找完全相符或近似的相符值,其為指定的邏輯值。如果是 TRUE 或是省略,就會傳回近似的相符值;也就是說,如果沒有找到完全相符的值,就會傳回下一個小於 Lookup_value 的最大值。如果是 FALSE,VLOOKUP 則會尋找完全相符值。如果找不到完全相同的值,就會傳回 #N/A 錯誤值。

看完了這些微軟的拉拉喳喳說明後,總之就是「要查什麼?從哪裡查?傳回什麼資料?」,接下來直接做個實例應用給大家看,就可以知道這個公式要如何運用了。

「VLOOKUP」函數範例說明

首先在使用VLOOKUP之前,我們要先把要查表的「表格」給準備好,這是一定的,因為您想要查表,總是要先有一個「表」來查吧?

Step 1. 以我們一直以來的文具用品的例子來說,我另外建立了一個「售價表」的工作表,如下圖所示,而我們所有使用的查表範圍即為紅色框框的地方,你知道為什麼要省略「分類」及「流水號」嗎?

excel_vlookup-2.jpg

這是因為VLOOKUP的函式規定,所要查詢的表格第一欄,就是我們所要比對的數值,因此我們就要把「品名」這個將要用來比對的資料,安排在第一欄的位置。

Step 2. 接下來就要在要輸入的表格中,設定VLOOKUP的公式了,請點擊「單位」下面的儲存格,接著輸入「=VLOOKUP(C2,售價表!C1:E10, 2, FALSE)」,公式中的說明如下:

C2 => 為參考值,在這為「鉛筆」,我們就是要利用這個字串,來查詢「表格」對應該欄位資料。
售價表!C1:E10 => 為資料庫的表格,要查詢的資料,都是從這邊來查詢的,也就是在上一步中的表格資料範圍。
2 => 是要回傳「表格」的欄位。(1為品名、2為單位、3是單價),因此這邊會回傳「單位」這個欄位的值。
FALSE => 比對時,必需要完全相同,才回傳資料。

excel_vlookup-3.jpg

而您應該會注意到,我所輸入的公式,好像和我剛才說的不太一樣:

  • =VLOOKUP(C2,售價表!C1:E10, 2, FALSE)」 <= 我剛才所說的公式<=”” li=””>
  • =VLOOKUP(C2,售價表!C$1:E$10, 2, FALSE)」 <= 我實際輸入的公式<=”” li=””>
    </=>
  • </=>

這兩個差別在於「$錢號」,稍微懂Excel的朋友應該知道,「$」在拖曳儲存格複製公式時,可以「固定」行號或列號,這我們等一下再示範。

比對中文字會發生錯誤的問題

在這裡我要提出一個問題:

「=VLOOKUP(C2,售價表!C1:E10, 2)」,若您在輸入公式時,少掉「FALSE」時,會發生什麼狀況呢?

由於少了FALSE,在比對時,就會以相似的比率來決定回傳的數值,因此這在比對「中文字」時,就會出現問題,例如下圖,當我將公式的FALSE拿掉之後,居然單位出現的是「包」,而不是正確的「支」了。

excel_vlookup-4.jpg

其實,為了要百分百的抓出正確的數值,把「FALSE」加上去就對了。

Step 3. 回到我們輸入資料的地方,當我們把「$」放進欄位的地方,在使用「上、下」拖曳複製公式時,C2這個儲存格的位置就會自動的遞增,第三格變C3,以此類推,所以下面的儲存格,也能快速的填好資料,如下圖:

excel_vlookup-5.jpg

而以同樣的方法來填入「單價」的公式,如下:

  • =VLOOKUP(C2,售價表!C$1:E$10, 3, FALSE)

和之前「單位」的差別只差在回傳的欄位值,回傳「單價」時,要回傳第3欄,這是為什麼這裡要放「3」的原因。

excel_vlookup-6.jpg

同樣將「單價」下方的儲存格,也複製好公式,就可以完成我們所要製作的表格了。

利用「名稱管理員」可以將VLOOKUP做的更好

以上述的方式來使用「VLOOKUP函式」已經是非常好了,同樣的公式,還可以寫的更簡潔、更好維護,也就利用前幾篇Excel教學文章中所提供的「名稱管理員」。

只要您新增定義「售價表」這個「名稱」之後,如下圖:

excel_vlookup-7.jpg

在輸入VLOOKUP公式的表格範圍時,就不需輸入又臭又長的表格定義了,不僅如此,將來若是查表的「表格」資料有異動,您都只需要去修正「名稱管理員」的資料定義範圍即可,而不需要大工程的修正輸入工作表的所有儲存格,因此在使用VLOOKUP時,強烈建議一定要使用「名稱」來輔助。

excel_vlookup-8.jpg

若不曉得名稱要如何定義的話,請參考「Excel深度教學:使用「資料驗證」來製作「下拉式選單」」這篇文章。

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35 thoughts on “Excel深度教學:VLOOKUP查表函數及比對中文字串時發生錯誤的問題

  1. 您好,想請問一下,
    若 A 為 123 , B 為 123/456 ,這樣能否比對呢?!
    我已經選了 TRUE 了,但結果還是 #N/A,
    請問有什麼方法能解決呢?!
    麻煩您了,謝謝!

  2. 您好,請問如想做VLOOKUP個公司名,但兩個檔案公司名有異,即A檔案公司名&quot; HK Bank Ltd&quot;, B檔案公司名&quot;Hong Kong Bank Limited&quot;,如這樣能否做到?

    謝謝

  3. 你好~~
    我最近在使用VLOOKUP
    已經在Sheet1(工作頁名稱訂為一月)設定了&quot;一月收據編號結算&quot;
    格子內是 前月收據結存數 0 0
    本月新領收據數 50 701-750
    本月使用收據張數 13 701-714
    本月作廢收據張數 2 713、715

    在Sheet3(工作頁名稱104年彙整)的D2是名稱&quot;本月新領收據數&quot;
    D4=VLOOKUP(D2,一月收據編號結算,2,FALSE)
    【本是希望Sheet3裡面的D4會自動顯示出比對D2(&quot;本月新領收據數&quot;)跟Sheet1裡的&quot;一月收據編號結算&quot;後跑出50】
    卻都是跑出0的數字
    請問是何處設定錯誤了嗎?

    謝謝

  4. 我剛試了一下,並不會有你說的情況。

    以我的例子
    =VLOOKUP(A3,Sheet2!A1:B4, 2, FALSE)

    這裡的Sheet2,都是自己檔案的Sheet2,不曉得你的公式是怎麼下的?

  5. 我使用 VLOOKUP 連結到分頁,但是檔案另存新檔之後,會變成連結到原檔的原分頁,請問要怎麼處理才能保持連結到自己檔案的自己分頁,謝謝。

  6. sorry,如果你之前有使用過vlookup,那現在發生這樣的問題,我還真不曉得是什麼情況。

  7. 你好! 之前用VLOOKUP跨表單查詢都沒問題
    不過前幾天做新報表vlookup都只顯示公式而不是運算結果
    請問是哪邊出問題了嗎?

  8. 您好
    想請問 自己在試玩VLOOKUP,但公式填入的結果並不是我原始資料表的內容,該如何除錯比較好,謝謝您

  9. 這部份我沒有寫教學,如果你要找的話,請Google「Excel VBA」、「Access」這類的關鍵字,就可以找到相關的教學。

    當然最容易吸收的方式,就是去買本Excel VBA的書籍,有些書會有這方面的教學。

  10. 將資料存在Access這類的檔案型資料庫中,最後才用SQL指令來把資料給載入

    請問這要如何設定呢?
    有教學嗎?

  11. 若沒有程式語言的基礎,一時要馬上進入狀況,確實是不容易的,但您這麼積極想要學習VBA,相信一定能很快就學好的。

    您在學的時候,最後就要學會將資料存在Access這類的檔案型資料庫中,最後才用SQL指令來把資料給載入。

  12. 感謝回覆,最近買了:Excel VBA一點都不難
    決定朝以VBA的方式找出解答,希望會有幫助
    感謝版主

  13. 這種要做的話,最容易達成的方式,大概就是直接使用寫VBA程式,用SQL資料庫語法,直接將符合的資料給一次選擇出來,建議您可以朝這方面去研究。

  14. 請問excel有沒有辦法跨表格查詢?
    就是我要找的數值是A,B,C三欄都剛好符合[公司名稱,季別,國家]
    這樣會跨欄位,目前用VLOOKUP直接拉會在LOOKUP_VALUE那顯示:[A1:C1]
    不過這樣出來的結果是:#N/A
    請問有解決的辦法嗎?


  15. IF(ISERROR(Database1), Database2, Database1 )

    範例:
    =IF(ISERROR(VLOOKUP(A2,'[Database.xlsx]Sheet1'!$A$2:$B$4, 2, FALSE)), VLOOKUP(A2,'[Database2.xlsx]Sheet1'!$A$2:$B$4, 2, FALSE), VLOOKUP(A2,'[Database.xlsx]Sheet1'!$A$2:$B$4, 2, FALSE))

  16. 我已用過, 我是想問, 如果 2 個相同FORMAT FILE C:\Users\Andrew\Desktop\Database1.xlsx 和 C:\Users\Andrew\Desktop\Database2.xlsx, 從Database1.xlsx 找不到, 便到 Database2.xlsx 找, o.k. 嗎? 不會出 N/A!!!

  17. Excel可以跨檔案使用。

    例如:
    =VLOOKUP(A2,'C:\Users\Andrew\Desktop\[Database.xlsx]Sheet1'!$A$1:$B$4, 2)

    我有試過,確實是可以從另一個檔案中,將資料取回的。

  18. 請問 VLOOPUP 從兩個相同FORMAT FILE A 和 B.
    FILE A 找不到找FILE B, 可不可以?

  19. A B
    1 apple red
    2 orange orange
    3 rice white
    4 apple green

    10 apple

    at B10 to B50 (say), enter
    =IF(ISERROR(INDEX($A$1:$B$4,SMALL(IF($A$1:$A$4=$A$10,ROW($A$1:$A$4)),ROW(1:1)),2)),&quot;&quot;,INDEX($A$1:$B$4,SMALL(IF($A$1:$A$4=$A$10,ROW($A$1:$A$4)),ROW(1:1)),2))
    and press &lt;Ctrl&gt;+&lt;Shift&gt;+&lt;Enter&gt; at end of the formula to make it an Array Formula

  20. 你有在參數的最後加上「FALSE」了嗎?有時會抓不到,都是因為這個的緣故。

  21. 請問一下, 常使用vlookup時, 回復結果#N/A但若直接copy/paste去對應表格ctrl+F search是可以找的到的, 是否每格的&quot;數值&quot;不同會影響結果呢?

  22. 這種狀況,我也想不到有現成的函數可以使用,似乎你只能用VBA來寫程式了。

  23. 想請問,怎樣用vlookup 去找尋多個值? 因為一般lookup 後都只能找出一個值.
    例如:
    A1:apple B1:red
    A2:orange B2: orange
    A3:rice B3:white
    A1:apple B4:green

    如平時用VLOOKUP去找尋APPLE,只能找尋RED, 不能同時顯示RED,GREEN, 我要怎樣設定方式呢? 謝謝幫忙

  24. 抱歉,我不懂您的意思?

    左邊欄位是什麼意思?可以再說仔細一些,謝謝您。

  25. 如果您所列在上面的公式,是直接從您Excel上複製貼上的話,那就是
    您的「=VLOOKUP(C2」後面打了全形的分號「,」,應該要打「,」,就和之後打的分號一樣。

  26. 老師您好 我用自己的資料試了一次
    請問為何
    「=VLOOKUP(C2,售價表!C$1:E$10, 2, FALSE)」
    若打FALSE 計算結果變成NA
    若打TRUE又是錯誤的結果
    這樣要怎麼辦呢?
    謝謝

  27. 美彌過獎了,我剛好Excel自學了蠻多東西,其實Excel配合VBA及資料庫,也可以做出蠻好用的系統,我會先將這些比較基礎先教,日後有機會的話,再針對比較進階的應用做一個完整的分享。

  28. 好厲害喔
    連EXCEL深度教學都有

    我EXCEL學學後
    除了常用的東西
    有很多都還給老師了XD

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