Excel深度教學：「二層」、「三層」的動態「下拉式選單」設定

Excel的多階層選單

在前一篇Excel的教學文中，我介紹了使用「資料驗證」的方式，來製作「下拉式選單」( Excel深度教學：使用「資料驗證」來製作「下拉式選單」)，若您還不曉得這是什麼，您應該先看完那篇之後，再回過頭來看這篇。

而本篇要說明的是，有時我們的清單資料，是有「階層」的分類，尤其是產品很多的公司，一定都會把數量龐大的產品分門別類，要不然將所有的產品都設定成單一個「下拉式選單」，你可能也很難找的到。

例如下圖，是我簡單製作的文具用品清單，在每個「分類」中，都有屬於它自己的文具用品項目，因此在「品名」出現的下拉式選單，才不會一次出現所有的文具用品，而讓你選的眼花繚亂。

那問題就來了，「分類」還不是什麼問題，就直接設定「清單」的來源就好了，因為它的清單項目都是「固定」的，但「品名」這一欄就不一樣了，因為這一欄的「清單」，是根據「分類」下去改變，是不是將「清單來源」給設死的，因此這邊就有個小技巧來分享給各位，教大家如何來處理這種狀況。

Excel二層下拉式選單設定教學

Step 1. 首先，在其它的工作表(例如：Sheet2)製作好一個有階層的資料清單，在下面的例如中，我簡單製作了一個文具用品的階層資料，所有的文具用品分為三類，分別是「書寫用品」、「辦公用品」及「紙製品」，並將分類的資料，填入第一列中，而該分類中的文具用品項目，就分別填入每個欄位裡，例如「書寫用品」裡有「原子筆、筆芯、鉛筆」等項目，如下圖：

Step 2. 製作好分類的資料庫清單後，接著新增「文具用品分類」及每個分類下的文具用品的清單「名稱」，總共會新增四個「名稱」出來，如下圖名稱管理員所示，若您對於新增「名稱」的方法有問題的話，請參考「Excel深度教學：使用「資料驗證」來製作「下拉式選單」」這篇文章。

Step 3. 接著先將「分類」的資料驗證，設定為「清單」，並將來源設定為「名稱」中的「文具用品分類」。

若您能設定成功，我們就能在分類中，利用「下拉式選單」來選取文具用品的大分類項目了，如下圖：

Step 4. 接著就是本篇文章的重點所在，就是「品名」欄位的「資料驗證」如何設定，因為在這個欄位中的清單是「變動」的，也就是隨著我們選擇的「分類」，而在「品名」欄位中，出現該分類的文具用品項目。

首先，先選取整個「品名」欄位，也就是「欄位C」，接著在來源中輸入「=INDIRECT(B1)」，最主要就是利用「INDIRECT」這個函數，而儲存格B1就是分類的那一欄位，因此這邊要根據您的情況來做設定。

這邊你也許會有個問題，就是我怎麼會將這一整個C欄位，都設定「=INDIRECT(B1)」呢？第二列不應該要設定成「=INDIRECT(B2)」，而第三列應該是「=INDIRECT(B3)」嗎？

沒錯，您的疑問是對的，不過Excel真的蠻聰明的，它會主動幫我們做跳號的動作，厲害吧？

而由於我們也將「標題」列也設定「資料驗證」了，因此會有底下這個「來源 目前評估為錯誤。您要繼續嗎？」的提示對話盒出現，這個地方不用管它，直接點擊〔是〕即可。

Step 5. 最後再來到我們輸入資料的表單中，你就會發現到「品名」這欄位所有的儲存格，已經能根據該列的「分類」來產生出不同的「外拉式選單」了。

如果您要設定「三層」的下拉式選單，第三層的作法也和第二層是一樣的。

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