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Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件

合併列印與Microsoft Outlook

  之前寫的「合併列印」教學受到相當大的迴響,原本我以為合併列印沒有辦法使用在Outlook,原來是我搞錯了,所以接著再來補上合併列印之三:結合Outlook的教學,也就是利用合併列印的功能,直接結合Outlook來寄出在Word所編輯的內容。

  我準備了兩個練習用的檔案,一個是E-Mail清單的「mail_list.xlsx」,另一個是Word感謝信文件的內容「thank_you.docx」,請下載底下這兩個檔案,方便您練習:

  Step 1. 首先,準備好要寄信的清單,最基本你一定要有「電子信箱」這個欄位,以我的範例來說,我還多建立了一欄「姓名」,為了是要在感謝信中提及客戶的姓名,所以如果你有要再客製特別的內容的話,可以依照自己的需求來新增。

word_mail_merge-1.jpg

  Step 2. 開啟您的Word,並切換到「郵件」頁籤,接點選「啟動合併列印」的「電子郵件訊息」,如下圖:

word_mail_merge-2.jpg

  Step 3. 接著點擊同樣在「郵件」頁籤裡的「選取收件者」,並且選擇「使用現有清單」,如下圖:

word_mail_merge-3.jpg

  選擇我們的郵件清單範例檔案「mail_list.xlsx」。

word_mail_merge-4.jpg

  因為我們的資料都在Sheet1裡,所以保持選擇「Sheet1$」的狀態,然後再點擊〔確定〕。

word_mail_merge-5.jpg

  Step 4. 接著就是要插入「合併欄位」的部份,我們在這只需要在最前的的地方,插入「姓名」欄位即可,當然除這個之外,如果你有其它的欄位要插入,也可以在這個步驟中一併做編輯。

word_mail_merge-6.jpg

  插入之後,就會有「>」這個符號出現在插入的文件之中。姓名>

word_mail_merge-7.jpg

  Step 5. 要寄出的信件都編輯後,就可以點擊「完成與合併」,然後再點選「傳送電子郵件訊息」。

word_mail_merge-8.jpg

  出現「合併到電子郵件」的設定對話盒時,在收件者的下拉式選單中,請選擇「電子信箱」,這個「電子信箱」就是我們xlsx檔案中的「電子信箱」的欄位,而在「主旨列」中,可以輸入你想要的信件主旨,設定完成後,再點擊〔確定〕。

word_mail_merge-9.jpg

  Step 6. 無論你Outlook有沒有開啟,剛才合併列印的信件,都會被送進「寄件匣」中,所以你一開啟你的Outlook時,這些信件就會馬上開始寄出去。如下圖可以看到我們合併列印的三筆資料,都已經準備要寄出去了。

word_mail_merge-10.jpg

  打開其中的一封信,可以看到「收件者」以及「姓名」,都已經正確無誤的插入信件之中了。

word_mail_merge-11.jpg

  此外,如果你在Step 5「合併到電子郵件」中,如果「郵件格式」你不是選擇「HTML」,而選「附件」的話,Word檔案就會以「附件」的方式寄出去,如下圖:

word_mail_merge-12.jpg

延伸閱讀:

  使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

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33 Comments

  1. 訪客

    附件也可掛EXCEL檔嗎

  2. changyang319

    這個我不會哦,很抱歉。

  3. 張小維

    好詳細喔!!剛剛還在煩惱要怎麼發信給群組比較好~謝謝您的分享^^

  4. changyang319

    不客氣,也謝謝您的造訪喔。

  5. 非常實用的教學

    很仔細又易學的教學! 大推!!謝謝!

    ps 不好意思您的信箱可能會出現很多我的測試信,非常抱歉! 因為我看了寄件備份才恍然大悟!

  6. changyang319

    不客氣哦。
    關於測試信,我好像沒看到,不曉得是否進入垃圾信匣了。

  7. Ann500

    請教另一個問題, 若是想要每封信都再帶上副本的mail, 可以嗎?

  8. changyang319

    這部份的功能,我也不會用原始的合併列印來做,您可能要用VBA來寫程式看看。

  9. 大大謝謝您!

    這個聖誕節我手動寄了快450封的聖誕卡E-MAIL給國外客戶
    花了我三天的時間
    最後的50幾封
    無意中找到您這個部落格
    簡單明瞭 我一分鐘就設定完成 寄出
    真的太感動了!!!!!!!!!!!!
    早點看到就好我就不用花了三天時間手動寄發
    超累!!!!!!!!!!

  10. changyang319

    讚!! 很高興幫上您的忙。

  11. shirleyo

    請問可以用Outlook Express6發嗎?
    已經執行到[完成合併],使用合併列印精靈,出現”正在準備產生電子郵件訊息”,但到Outlook Express6的寄件備份沒看到,該如何設定才可使用?

  12. changyang319

    能不能使用在Outlook Express,這我不太清楚。

    但如果你想要用合併列印這功能,我建議你還是要將收件軟體,轉到使用Outlook來,因為Word和Outlook,都是Office裡的成員,這樣才有可能互相搭配的很好。

  13. 陳小姐

    請問使用合併列印寄信要如更改寄件人的信箱,因為我測試寄信顯示的都是前一任承辦人員的信箱而不是自己的?

  14. changyang319

    這個是Outlook設定帳號的問題,必需要到outlook那邊去做修改。

  15. June

    請問在合併郵件時可否同時送出兩個電郵地址?

    謝謝!

  16. changyang319

    不就直接提供多個Email給它合併就好了?

  17. June

    是想同一封電郵同時發給老板而副本秘書或是其他部門,但是又要在合併郵件後發出

  18. changyang319

    原來是這樣,這樣的話,我就沒有辦法。

    因為你這種狀況,確實是需要將所有收件人,集中在同一封mail上,要不然沒有辦法證明你寄給每個人是同樣的。

    如果要辦到的話,就只能寫程式了。

  19. June

    謝謝您回覆,
    其實我試過同一封電郵用兩個電郵地址(不用副本)都不能發出,請問這是什麼原因
    另要辦到,只能寫程式,可否教路嗎?
    謝謝!

  20. changyang319

    如果你從來沒寫過程式,而想要寫VBA的話,那是有很大的困難的,我也沒辦法教你什麼。

    你可以先買書來了解一下VBA,然後再從Google上去找有關 VBA Mail Merge的資訊。

  21. June

    感謝您的指教及回覆,VBA對我來講太難了

  22. changyang319

    不會,對於沒有寫程式背景的人來說,寫VBA真的是太難了,門檻真的是太高了。

  23. 訪客

    請問~合併進入outlook後,我不想馬上寄出(因還要個別夾帶附件),該如何去設定outlook呢?剛試了很多不同的設定,但還是會馬上寄出,想移到草稿夾都來不及…

  24. changyang319

    關於這個,我就不太清楚要如何設定了。

  25. 訪客

    請問,薪資單套印後有何辦法個別用E-MAIL寄出?

  26. changyang319

    我這個方法,不就是個別用E-Mail寄出嗎?

  27. 訪客

    是個別寄同內容的資料,薪資單內容不同套印後如何一一寄出,謝謝

  28. changyang319

    其實我還是不清楚,這種問題,還是當面說才說的清楚。

  29. Curtis

    請問~合併進入outlook後,不想馬上寄出(因還要個別夾帶附件… 之作法如下:
    請在Outlook 選按 >檔案>選項>進階> 在傳送和接收項目中 取消 "連線時立即傳送"

  30. changyang319

    謝謝您的教學。

  31. 嗚嗚

    請問如果每一封信都希望有一樣的密件收件者,該怎麼設定?
    我現在就是全部都套好了,但是密件都要一封一封抓進去

  32. 嗚嗚

    呈上,我也都需要附上一樣的附件,也是可以設定的嗎~
    就是100個人,100位收件者,也套印好信頭稱謂了,但是附件檔案、密件收件者都一樣,是可以這樣設定的嗎?

  33. changyang319

    Word這功能,應該是不能放在密件收件者上面。
    然後要另外放上附件,也沒有這個功能。

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