Word合併列印教學之三：「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件

by 唐先生 2013-08-16

Published: 2013-08-16Last Updated on 2017-07-23

合併列印與Microsoft Outlook

之前寫的「合併列印」教學受到相當大的迴響，原本我以為合併列印沒有辦法使用在Outlook，原來是我搞錯了，所以接著再來補上合併列印之三：結合Outlook的教學，也就是利用合併列印的功能，直接結合Outlook來寄出在Word所編輯的內容。

我準備了兩個練習用的檔案，一個是E-Mail清單的「mail_list.xlsx」，另一個是Word感謝信文件的內容「thank_you.docx」，請下載底下這兩個檔案，方便您練習：

Step 1. 首先，準備好要寄信的清單，最基本你一定要有「電子信箱」這個欄位，以我的範例來說，我還多建立了一欄「姓名」，為了是要在感謝信中提及客戶的姓名，所以如果你有要再客製特別的內容的話，可以依照自己的需求來新增。

Step 2. 開啟您的Word，並切換到「郵件」頁籤，接點選「啟動合併列印」的「電子郵件訊息」，如下圖：

Step 3. 接著點擊同樣在「郵件」頁籤裡的「選取收件者」，並且選擇「使用現有清單」，如下圖：

選擇我們的郵件清單範例檔案「mail_list.xlsx」。

因為我們的資料都在Sheet1裡，所以保持選擇「Sheet1$」的狀態，然後再點擊〔確定〕。

Step 4. 接著就是要插入「合併欄位」的部份，我們在這只需要在最前的的地方，插入「姓名」欄位即可，當然除這個之外，如果你有其它的欄位要插入，也可以在這個步驟中一併做編輯。

插入之後，就會有「<<姓名>>」這個符號出現在插入的文件之中。</姓名>

Step 5. 要寄出的信件都編輯後，就可以點擊「完成與合併」，然後再點選「傳送電子郵件訊息」。

出現「合併到電子郵件」的設定對話盒時，在收件者的下拉式選單中，請選擇「電子信箱」，這個「電子信箱」就是我們xlsx檔案中的「電子信箱」的欄位，而在「主旨列」中，可以輸入你想要的信件主旨，設定完成後，再點擊〔確定〕。

Step 6. 無論你Outlook有沒有開啟，剛才合併列印的信件，都會被送進「寄件匣」中，所以你一開啟你的Outlook時，這些信件就會馬上開始寄出去。如下圖可以看到我們合併列印的三筆資料，都已經準備要寄出去了。

打開其中的一封信，可以看到「收件者」以及「姓名」，都已經正確無誤的插入信件之中了。

此外，如果你在Step 5「合併到電子郵件」中，如果「郵件格式」你不是選擇「HTML」，而選「附件」的話，Word檔案就會以「附件」的方式寄出去，如下圖：