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Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件

合併列印與Microsoft Outlook

之前寫的「合併列印」教學受到相當大的迴響,原本我以為合併列印沒有辦法使用在Outlook,原來是我搞錯了,所以接著再來補上合併列印之三:結合Outlook的教學,也就是利用合併列印的功能,直接結合Outlook來寄出在Word所編輯的內容。

我準備了兩個練習用的檔案,一個是E-Mail清單的「mail_list.xlsx」,另一個是Word感謝信文件的內容「thank_you.docx」,請下載底下這兩個檔案,方便您練習:

Step 1. 首先,準備好要寄信的清單,最基本你一定要有「電子信箱」這個欄位,以我的範例來說,我還多建立了一欄「姓名」,為了是要在感謝信中提及客戶的姓名,所以如果你有要再客製特別的內容的話,可以依照自己的需求來新增。

word_mail_merge-1.jpg

Step 2. 開啟您的Word,並切換到「郵件」頁籤,接點選「啟動合併列印」的「電子郵件訊息」,如下圖:

word_mail_merge-2.jpg

Step 3. 接著點擊同樣在「郵件」頁籤裡的「選取收件者」,並且選擇「使用現有清單」,如下圖:

word_mail_merge-3.jpg

選擇我們的郵件清單範例檔案「mail_list.xlsx」。

word_mail_merge-4.jpg

因為我們的資料都在Sheet1裡,所以保持選擇「Sheet1$」的狀態,然後再點擊〔確定〕。

word_mail_merge-5.jpg

Step 4. 接著就是要插入「合併欄位」的部份,我們在這只需要在最前的的地方,插入「姓名」欄位即可,當然除這個之外,如果你有其它的欄位要插入,也可以在這個步驟中一併做編輯。

word_mail_merge-6.jpg

插入之後,就會有「<<姓名>>」這個符號出現在插入的文件之中。</姓名>

word_mail_merge-7.jpg

Step 5. 要寄出的信件都編輯後,就可以點擊「完成與合併」,然後再點選「傳送電子郵件訊息」。

word_mail_merge-8.jpg

出現「合併到電子郵件」的設定對話盒時,在收件者的下拉式選單中,請選擇「電子信箱」,這個「電子信箱」就是我們xlsx檔案中的「電子信箱」的欄位,而在「主旨列」中,可以輸入你想要的信件主旨,設定完成後,再點擊〔確定〕。

word_mail_merge-9.jpg

Step 6. 無論你Outlook有沒有開啟,剛才合併列印的信件,都會被送進「寄件匣」中,所以你一開啟你的Outlook時,這些信件就會馬上開始寄出去。如下圖可以看到我們合併列印的三筆資料,都已經準備要寄出去了。

word_mail_merge-10.jpg

打開其中的一封信,可以看到「收件者」以及「姓名」,都已經正確無誤的插入信件之中了。

word_mail_merge-11.jpg

此外,如果你在Step 5「合併到電子郵件」中,如果「郵件格式」你不是選擇「HTML」,而選「附件」的話,Word檔案就會以「附件」的方式寄出去,如下圖:

word_mail_merge-12.jpg

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33 Comments

  1. changyang319

    Word這功能,應該是不能放在密件收件者上面。
    然後要另外放上附件,也沒有這個功能。

  2. 嗚嗚

    呈上,我也都需要附上一樣的附件,也是可以設定的嗎~
    就是100個人,100位收件者,也套印好信頭稱謂了,但是附件檔案、密件收件者都一樣,是可以這樣設定的嗎?

  3. 嗚嗚

    請問如果每一封信都希望有一樣的密件收件者,該怎麼設定?
    我現在就是全部都套好了,但是密件都要一封一封抓進去

  4. changyang319

    謝謝您的教學。

  5. Curtis

    請問~合併進入outlook後,不想馬上寄出(因還要個別夾帶附件… 之作法如下:
    請在Outlook 選按 &gt;檔案&gt;選項&gt;進階&gt; 在傳送和接收項目中 取消 "連線時立即傳送"

  6. changyang319

    其實我還是不清楚,這種問題,還是當面說才說的清楚。

  7. 訪客

    是個別寄同內容的資料,薪資單內容不同套印後如何一一寄出,謝謝

  8. changyang319

    我這個方法,不就是個別用E-Mail寄出嗎?

  9. 訪客

    請問,薪資單套印後有何辦法個別用E-MAIL寄出?

  10. changyang319

    關於這個,我就不太清楚要如何設定了。

  11. 訪客

    請問~合併進入outlook後,我不想馬上寄出(因還要個別夾帶附件),該如何去設定outlook呢?剛試了很多不同的設定,但還是會馬上寄出,想移到草稿夾都來不及…

  12. changyang319

    不會,對於沒有寫程式背景的人來說,寫VBA真的是太難了,門檻真的是太高了。

  13. June

    感謝您的指教及回覆,VBA對我來講太難了

  14. changyang319

    如果你從來沒寫過程式,而想要寫VBA的話,那是有很大的困難的,我也沒辦法教你什麼。

    你可以先買書來了解一下VBA,然後再從Google上去找有關 VBA Mail Merge的資訊。

  15. June

    謝謝您回覆,
    其實我試過同一封電郵用兩個電郵地址(不用副本)都不能發出,請問這是什麼原因
    另要辦到,只能寫程式,可否教路嗎?
    謝謝!

  16. changyang319

    原來是這樣,這樣的話,我就沒有辦法。

    因為你這種狀況,確實是需要將所有收件人,集中在同一封mail上,要不然沒有辦法證明你寄給每個人是同樣的。

    如果要辦到的話,就只能寫程式了。

  17. June

    是想同一封電郵同時發給老板而副本秘書或是其他部門,但是又要在合併郵件後發出

  18. changyang319

    不就直接提供多個Email給它合併就好了?

  19. June

    請問在合併郵件時可否同時送出兩個電郵地址?

    謝謝!

  20. changyang319

    這個是Outlook設定帳號的問題,必需要到outlook那邊去做修改。

  21. 陳小姐

    請問使用合併列印寄信要如更改寄件人的信箱,因為我測試寄信顯示的都是前一任承辦人員的信箱而不是自己的?

  22. changyang319

    能不能使用在Outlook Express,這我不太清楚。

    但如果你想要用合併列印這功能,我建議你還是要將收件軟體,轉到使用Outlook來,因為Word和Outlook,都是Office裡的成員,這樣才有可能互相搭配的很好。

  23. shirleyo

    請問可以用Outlook Express6發嗎?
    已經執行到[完成合併],使用合併列印精靈,出現”正在準備產生電子郵件訊息”,但到Outlook Express6的寄件備份沒看到,該如何設定才可使用?

  24. changyang319

    讚!! 很高興幫上您的忙。

  25. 大大謝謝您!

    這個聖誕節我手動寄了快450封的聖誕卡E-MAIL給國外客戶
    花了我三天的時間
    最後的50幾封
    無意中找到您這個部落格
    簡單明瞭 我一分鐘就設定完成 寄出
    真的太感動了!!!!!!!!!!!!
    早點看到就好我就不用花了三天時間手動寄發
    超累!!!!!!!!!!

  26. changyang319

    這部份的功能,我也不會用原始的合併列印來做,您可能要用VBA來寫程式看看。

  27. Ann500

    請教另一個問題, 若是想要每封信都再帶上副本的mail, 可以嗎?

  28. changyang319

    不客氣哦。
    關於測試信,我好像沒看到,不曉得是否進入垃圾信匣了。

  29. 非常實用的教學

    很仔細又易學的教學! 大推!!謝謝!

    ps 不好意思您的信箱可能會出現很多我的測試信,非常抱歉! 因為我看了寄件備份才恍然大悟!

  30. changyang319

    不客氣,也謝謝您的造訪喔。

  31. 張小維

    好詳細喔!!剛剛還在煩惱要怎麼發信給群組比較好~謝謝您的分享^^

  32. changyang319

    這個我不會哦,很抱歉。

  33. 訪客

    附件也可掛EXCEL檔嗎

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