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以初學者的角度,來看待電腦教學這回事。

Category: 電子郵件設定及相關教學 (Page 2 of 4)

Mail界的翹楚Gmail九歲了,看看自己是什麼時候開始用Gmail的吧!

Mail界的翹楚Gmail

今天從電腦玩物站長臉書那,看到這則訊息,原來Gmail已經九歲了,Gmail一直在我心中,都是第一名的信箱服務業者,而且完全是免費的,就好像每個男人的心中都有一位不能曝光的女神,這位「女神」在女朋友的面前,永遠要說是她,要不然會出什麼事,大家自己想,但在「Mail界」中,毫無疑問,完全不需要掩飾,連想都不用想,就是Gmail了。

Google還整理了一張「GMail進化史(The Evolution of Gmail)」,從這張圖中,可以看出,原來Gmail是從「2004/4/1」開始服務的,我也是從很久以前就開始用Gmail的,那我是什麼時候開始用Gmail的?

接著我從帳戶的資訊開始找起,看看Google帳戶那有沒有紀錄註冊的時候,因為一般來說,這種資訊應該都是會記一下的,可是怎麼都找不到,不死心的我,忽然想到,那看一下我的第一封email是什麼時候收的吧!

這樣總可以知道我是從哪一天開始用的吧!

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所以我就這麼一直的翻頁,怎麼Google沒有提供回到第一頁的功能…翻的真累orz…

正當翻的不耐煩時,也開始明瞭這實在是一個「艱辛」的任務時,忽然間在「網址列上」看到一線曙光!!

原來每翻一頁,上面的「pxx」就會加1,所以說只要看我全部的EMail「6891封」除以每頁「50封」信件,就算出我全部的頁數=「138」頁了?

當然,可以不用這麼複雜,直接輸入「p1000」電腦也不會爆炸的,除非你的總Email數超過5萬封信,要不然直接輸入一個最大的頁數,Gmail會直接幫你跳到最後一頁了。

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我就是在這裡,看到原來在註冊時,Gmail所發給我的第一封Email「Gmail與眾不同,這裡有您不可不知的資訊。」,才發現到我的first date,是「2007/1/19」日,那你的呢?

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如何設定Microsoft Outlook 2007來收Gmail的郵件

電郵無故被砍 谷歌努力修復

今天有幾篇新聞「電郵無故被砍 谷歌努力修復」,提到Gmail在此次在升級郵件的過程中,造成少數使用者郵件資料的遺失,一直以來我們都覺得將資料儲存在雲端是相當的安全的,尤其是將資料放在Google,絕對比放在自己的硬碟還要安全,雖然這是事實,若你的資料都只放在自己的硬碟,沒有特別的做備份,那你還是放在Google的空間會比較安全,當然,萬無一失的作法是兩邊都放。

雖然我對Google是如此的有信心,且在此次的事件中,我也沒有損失任何的資料,但我還是不由自主的將Outlook給設定好,同時也將線上的郵件全部備份下來,就好像銀行發生擠兌,官員們在公開場合信心喊話,另一方面自己還不是將該銀行的錢全部轉到安全的銀行去。

但我還是會一直的使用Google的服務,因為google的服務真的是所向無敵啊!

而此篇的教學是針對Outlook 2007下去做設定的教學,若你使用的是舊版的Outlook2003,則可以參考這篇文章「如何設定microsoft outlook 2003收gmail的信件教學」。

在開始設定Outlook之前

要想要使用POP功能,來將郵件下載至Outlook之前,要先確認一下你的Gmail的「POP下載」是否已經啟用,你可以在線上開啟GMail之後,點擊右上角的「設定」超連結,並在「轉寄和POP/IMAP」的頁籤中,檢查「POP下載」的設定是否為「啟用POP功能」,若沒有的話,可以點選「對所有郵件啟用POP功能(包括已經下載的郵件)」,接著再點擊最下方的〔儲存變更〕。

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設定你的Gmail電子郵件帳戶

接著,我將帶著大家先建立一個電子郵件設定。

Step 1. 開啟功能列上的「工具」\「帳戶設定」。

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Step 2. 開啟「帳戶設定」對話盒後,點擊〔新增〕,如下圖:

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Step 3. 在「新增電子郵件帳戶」對話盒中,請選擇「Microsoft Exchange、POP3、IMAP或HTTP(M)」,接著點擊〔下一步〕。

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Step 4. 在Outlook 2007中非常貼心的提供「自動帳戶設定」的功能,但這個功能似乎只對一般設定比較單純的才有用,以gmail的設定來說,因為還需要設定一些加密類型及連接埠,所以在這就沒有辦法讓Outlook自動幫我們做設定了,所以在這請將最下方的「手動設定伺服器設定或其他伺服器類型」打勾,接著再點擊〔下一步〕。

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Step 5. 在「選擇電子郵件服務」時,請點選「網際網路電子郵件」,接著按〔下一步〕。

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Step 6. 在「網際網路郵件設定」中,請根據以下說明來設定:

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使用者資訊
您的名稱: 輸入您想要在外寄郵件的 [寄件者:] 欄位中顯示的姓名 。
電子郵件地址: 輸入完整Gmail電子郵件地址,如changyang319@gmail.com。

伺服器資訊
內送郵件伺服器 (POP3): pop.gmail.com
外寄郵件伺服器 (SMTP): smtp.gmail.com

登入資訊
使用者名稱: 輸入您的Gmail帳號,如changyang319@gmail.com
(有些POP3的信箱只要輸入帳號的部份,如changyang319)
密碼: 輸入您的 Gmail 密碼

資料填寫好之後,接著點擊右下角的〔其他設定〕。

Step 7. 在點擊〔其他設定〕之後,請切換到「外寄伺服器」頁籤,接著將「我的外寄伺服器(SMTP)需要驗證」打勾,如下圖:

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Step 8. 接著再將頁籤切換到「進階」,設定內送伺服器為「995」,且將下方的「此伺服器需要加密連線(SSL)」打勾;接著設定外寄伺服器(SMTP)為「465」,且將加密連線類型設為「SSL」,另外若要在線上保留郵件的話,記得將「在伺服器上保留一份郵複本」打勾,最後再點擊〔確定〕。

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Step 9. 回到「新增電子郵件帳戶」的對話盒後,你可以點擊〔測試帳戶設定〕來看一下所設定的資料是否有作用,若資料都填寫正確,那應該會出現「恭喜您!已成功完成所有的測試」,如下圖:

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Step 10. 最後點擊「新增電子郵件帳戶」對話盒中的〔下一步〕,即會出現完成所有設定的視窗,請點擊〔完成〕。

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Step 11. 回到一開始的「帳戶設定」對話盒,就可以看到我們所設定好的電子郵件了。

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更改資料檔PST的儲存位置

接下來的動作你或許可以省略,因為做到這裡,你的電腦已經就可以正常的收發電子郵件了,但是在這會有個問題,就是Outlook預設的「郵件資料檔」是放在C磁碟,所以當幾個月過去了,你會發現到你C槽的空間愈來愈少,這時才發現到是這個郵件資料檔長大了,或許會有點太晚,不如一開始就將這個資料檔設定在D槽,這樣做的好處除了不會佔用C槽寶貴的空間之外,下次重灌時,也可以不用再特別的郵件檔了,而修改的方式如下:

Step 1. 請切換到「資料檔」頁籤,在這你可以看到檔案名稱中「Outlook.pst位於C:\…」是放在C槽的空間上,接著請點擊〔新增〕,如下圖:

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Step 2. 點選「Office Outlook個人資料檔案(.pst)」,再點擊〔確定〕,此時請選擇新的PST檔案的路徑。

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Step 3. 選擇好新的路徑及檔案名稱之後,再點擊〔確定〕吧,如下圖:

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Step 4. 此時,就可以從清單中看到我們剛設定好的PST檔,請點選我們剛設定好的項目,並且再點擊〔設成預設值〕,點擊之後,你會看到在「註解」欄中,「預設」的文字會從上面的項目跑到下面這個來,即代表我們已經設定完成。

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Step 5. 在點擊了上一個對話盒中的「設成預設值」後,會跳出一個對話盒,來告訴我們剛剛所做的設定將會在下次啟動Outlook時才會生效,所以在按下〔確定〕後,請先關閉Outlook,再重新開啟Outlook吧!

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Step 6. 重新開啟Outlook後,你會看到在「所有郵件項目」底下有兩個項目,這兩個項目就是之前在「資料檔」所看到的那兩個項目,由於在C槽的那個資料夾已經沒有用處,留在這容易讓我們會搞混,所以建議順便將這個「個人資料夾」給移除。

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Step 7. 而移除的方式,請再根據前面的教學來到這個「帳戶設定」對話盒中的「資料檔」頁籤,選擇好在C槽的資料檔案,再按下〔移除〕,最後在跳出的確定刪除對話盒中按下〔是〕,即可刪除這個舊的郵件資料檔案了。

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使用應用程式密碼登入

如果你Google有兩階段的驗證步驟,底下是網友「HappyThoughtsx2」分享的經驗,非常具有參考價值喔!

大家好!!!唐先生好~~

我也被這個問題搞了一整天 (崩潰
經過八小時的奮戰(爬文-設定-重新爬-重新設定-鬼打牆)
終於有了答案啊啊啊啊啊啊
結果是要”使用應用程式密碼登入”

因為鬼打牆的過程太痛苦
我還開了部落格就是要把簡易的照片也貼上去
有同樣症頭的人可以去看看

流程如下

  • 1.”使用應用程式密碼登入” (意思是要去 https://support.google.com/accounts/answer/185833)
  • 2. 它會要求妳登入google
  • 3. 選取 我的”windows電腦”–“郵件”,然後他會給妳一組”應用程式密碼”
  • 4. 接下來回到你的gmail帳戶-設定-變更密碼-輸入妳原本的密碼-新密碼則是輸入剛剛拿到的應用程式密碼-修改完成
  • 5. 到outlook那邊一直糾纏我們輸入密碼那邊!! key in 應用程式密碼 就可以啦!!
  • 6. 流下無奈+感動+眼睛痠得要命的淚水後,記得把 “應用程式密碼”存好喔喔喔!(電腦裡面的記事本或實體筆記本,反正以上這些惡夢不想重來啊~~)

Outlook不能寄信?寄信時卡住,寄不出去?

Outlook與Outlook Express

Microsoft Outlook幾乎是每個上班族一定要會操作的軟體了,雖然這樣說,但事實上操作Outlook也不是件很困難的事,我碰過有些人,他們都說自己比較習慣使用Windows內建的「Outlook Express」,對「Microsoft Outlook」實在不會使用。我自己是覺得很奇怪,Outlook與Outlook Express介面「極為」相似,使用上根本就沒有什麼不同,怎麼可能會有使用上的隔閡呢?

Outlook是Outlook Express的進階版,所以Outlook比Outlook Express有更多的優點,「備份方便」是我覺得最大的優點之一,因為Outlook所有郵件、通訊錄、行事曆…」都放在同一個PST檔,很方便帶著走;而Outlook Express的郵件是很多的DBX檔所組成,當你建立新的資料夾來分類郵件時,Outlook Express就會建立一個和資料夾同名的DBX檔出來,當想要還原時,會有些不方便。

因此,我建議在學的學生,或是即將上班的上班族,應該在還沒上班時,多多練習一下用Outlook來收信,或是在上面安排你的行事曆、工作…等等,不要都使用Web Mail來收信,學著申請個Gmail,然後試著在Outlook中設定好POP3收信,日後在上班時,就很容易可以自己將Mail設定好,不用什麼都要依賴MIS網管人員。

回到正題,雖然Outlook是這麼好用,但有時還是會有點小出搥,信卡在寄件匣中寄不出去、無法開啟、寄件匣沒有信,每次開啟卻一直要寄幽靈信。

 

信件卡在寄件匣中,怎麼都寄不出去!

「卡信」是使用Outlook中最常出現的問題,也是大部份的人中最常遇到的問題,其實如果Outlook的設定都對,而且Mail Server確定都沒有問題的話,就不要將原信件的內容複製下來,刪後將原信件刪除,接著再開啟新郵件,將剛剛複製下來的內容貼上去,按下「寄出」就可以了。

PST檔損毀

接著若是Outlook出現很多的怪問題的話,像是無法刪除郵件…等等的問題,甚至是Outlook的PST檔損毀開不起來的話,你都可以使用「ScanPST.exe」這隻小程式來修復PST檔。

而這隻scanpst.exe的位置就放在下面路徑的位置:

C:\Program Files\Common Files\System\MSMAPI\1028\scanpst.exe

使用方法:

1. 點擊〔瀏覽〕來選擇有問題的PST檔。

2. 接著再點擊〔啟動〕來開始修復的動作。

程式一開始會先對有問題的檔案做檢查,接著才會詢問你要不要執行修復的動作,而且還會問你在修復之前,要不要執行備份的動作,通常我都會選擇做備份的動作,因為怕修復之後檔案會出問題。

Outlook一直要寄出幽靈信件?

我有一次遇到的問題相當的特別,就是在「寄件匣」裡明明已經沒有「待寄出」的郵件了,可是每次一開Outlook就要去寄不存在的信件,導致每次都要重開Outlook,才有辦法寄出最後的一封Mail,因為Outlook似乎在每次啟動時,會從最後要求寄出的信件開始寄。
我原本以為寄件匣的信件是一起放在PST檔中的,所以我只要再重新指定一個新的PST檔來當作「預設」的郵件資料夾就可以了,可是結果不並然…,換了一個新的PST檔,結果還是一樣。

這時我才忽然預悟到,是「設定檔」。果然,這個問題最後解決的方法是建立一個新的「設定檔」,並將原有的E-mail帳號重設一次,就Ok了。原來在「寄件匣」中佇列的郵件並不是放在PST檔上,而是放在設定檔上。

開啟郵件設定視窗的方法,先點擊〔開始〕功能表,在 〔Microsoft Office Outlook〕的圖示上按右鍵,並選擇〔內容〕。

接著出現〔郵件設定〕視窗後,再點擊〔顯示設定檔〕,即可開始〔新增〕或〔移除〕設定檔了。

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