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以初學者的角度,來看待電腦教學這回事。

Category: 文書處理教學 (Page 1 of 8)

Word要怎麼使用條碼Barcode呢?條碼字型Free 3 of 9

Word要怎麼使用Barcode條碼呢?

「Barcode條碼」這種東西,大家可能都只是在賣場結帳時,看到店員掃描產品身上的條碼,就可以知道這樣產品的價格,其實這東西也沒什麼大不了的,說出來你一定能理解的,你想像一下,如果在結帳時,店員都要將每一項「產品編號」,輸入到收銀機的話,那每個人的結帳不是要花上很長的時間嗎?

所以,就有人把這些「產品編號」,變成一種「固定的符號」,方便來讓「條碼機」讀取,這樣就能快速的輸入一長串的文字,也就能加快處理的速度了,而這個「條碼機」就好像「電腦鍵盤」一樣,都是用來輸入文字的工具。

可能有很多人不曉得條碼這東西,其實我們也可以自行產生,應用到我們平常的事務處理之中,像我以前的公司,它的訂單管理,我就把條碼應用在「落落長(台語)」的「訂單編號」上面,這樣我們平常在作業時,就不用在為了輸入訂單編號,而浪費許多的時間。

那問題來了,在Word中,要怎麼使用Barcode呢?

也許有人會用插入「物件」的方式,在Word中產生條碼,當然這也是一種方式,但其實有另一種方式,更加的簡單,就是利用「字型」。

我也真的很不敢相信,居然有「條碼字型」這玩意,也真沒有想到,原來使用起來,實在非常的簡單,而且完全都是免費的,這個條碼字型就是「Free 3 of 9」,大家可以從以下網站,去下載這個字型。

free3of9_barcode_font-01.jpg

Free 3 of 9 => 字型下載

Free 3 of 9條碼字型的使用教學

Step 1. 先解壓縮「free3of9.zip」檔案之後,再安裝「free3of9.ttf」這個字型,而在Windows 7之後的字型安裝教學,請參考這篇文章「如何在Vista、Windows 7及Windows 8中安裝字型及刪除字型?」。

free3of9_barcode_font-02.jpg

解壓縮之後的字型檔有兩個,一個是「標準字型檔」,另一個是「擴充字型檔」,這兩個的差別在於,擴充字型檔還支援一些常用的符號,因此你可以兩個都安裝,或者只安裝某一個。

  • free3of9.ttf – Basic 3 of 9 standard
  • fre3of9x.ttf – Free 3 of 9 Extended (支援 $ % + -)

Step 2. 接著打開Word,輸入想要變成條碼的文字,我以「ABCD1234」為示範,如下圖:

free3of9_barcode_font-03.jpg

Step 3. 先選取這些文字之後,再從「字型」中選擇「Free 3 of 9」即可,如下圖:

free3of9_barcode_font-04.jpg

接著可以手機下載個Barcode Scanner來掃描看看,結果你會發現到,怎麼不能掃…

原來還要再從要變成條碼文字的左右側,再加入一個星號「*」,例如「ABCD1234」,就變成「*ABCD1234*」,為什麼要這樣呢?雖然我沒有學過條碼要怎麼產生,但我想這是為了要防呆吧,在前後加上「已知」的符號,就可以讓條碼掃描器知道掃描的條碼有沒有異常,也可以知道開始到結束的位置。

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Word表格怎麼畫才好看?修飾技巧大公開!

多年來使用Word的經驗談

如何在Word中畫出一個有質感又好看的表格?以前在公司當MIS時,常常會幫長官們打文件,就曾經有一個部門的經理就對我說:「小唐啊~為什麼你打出來的表格,都這麼好看?」我發誓!這是的確是真人真事,絕不是亂蓋的…

除非這主管是想把我,要不然這句話絕對是真心的。

我個人使用Word,大概是從二專開始,當時都是無論是平常的作業,甚至是專題的報告,全都是我獨立完成,從來沒請過救兵來幫忙,一直到現在出社會工作,自然累積了不少的經驗。

記得在學生打出來的報告,當時以為很好看,但實際上卻很糟,原因就是使用過多花俏的圖案。

使用花俏的圖案或過多的顏色來裝飾文件,並不一定會讓文件變的好看,我認為除非是給小朋友看的,要不然在一份正式的文件,最好都不要使用這些過份花俏的圖案,接著我來分享一下,我個人在辦公室打文件所累積一些畫表格的心得,全都非常的簡單,你可以嘗試套用看看,相信也會有不錯的感覺。

接著我就來分享一下,我的一些心得,希望各位看倌要是不滿意的話,可別罵我啊。也歡迎大家分享自己美化表格的經驗哦!

想要畫表格時,第一步要做什麼?

在開始畫表格之前,無論你是想畫的表格,是心裡想的,還是現有紙本表格,要轉打成電子檔,我們首先要做的工作,並不是直接就開始插入一個新的表格,而是要先算我們所需要「欄數與列數」,這樣畫起來才會有效率。

而在算所需的欄列數時,要以欄或列中,最多的欄列數為主,這是什麼意思呢?我以下面這張表格來做個說明:

how_word_form-01.jpg

在Word中,直的稱為「欄」、橫的稱為「列」,先以直的「欄」來說,你認為這張表格「應該」要插入幾欄?是3欄還是4欄?

當然都不是喔,我們之所以會以為這個表格只有3欄或4欄,都是因為只考慮到最前面「客戶資料」的部份,但要畫出一個表格,絕對不是只看一開始的部份,而是要全面性的來做考慮,所以我們在數的時候,應該是找最多欄數的項目,像是「項目」、「訂金」、「簽約金」的這一列,所以從最前面開始算到最後的「二樓頂板完成」,應該是「9欄」。

相同的道理,也請應用在橫的「列」中,就應該要數到「10列」。

因此一開始插入表格時,就應該插入「9欄、10列」,如下圖所示:

how_word_form-02.jpg

所插入最初始的表格,就應該如下圖:

how_word_form-03.jpg

接著再使用「合併儲存格」將需要合併的欄位給合併好,以及平均分配列高與欄寬,就可以完成我們所需要的表格,如下圖:

how_word_form-04.jpg

最後我們再把文字給補上,並修正一下表格的格式,這個表格很快就可以打好。

how_word_form-05.jpg

那你一定有個問題,若是一開始時,算錯了欄、列數怎麼辦?其實算錯沒關係,又不是什麼大不了的事,我們再用「手繪表格」的方式,手動補上即可。

如何把Word表格修飾的更好看?

而接著就是要進入到整篇文章的重點,表格要怎麼修飾,才會變得更好看?

一、加入雙實線或粗實線外框

這是最重要的一點,之後的建議你不做都沒關係,但幫一個表格加一個外框,我個人認為是非常重要的,這可以讓一個單調的表格,忽然間就變的不一樣。

而加外框的樣式有兩種都不錯,一種是雙實線外框,另一種是粗實線外框,我個人比較偏好用雙實線的外框。

how_word_form-06.jpg

二、標題列、欄加入粗實線

在加了外框之後,接著就要設定一下內部的格線,一般我們可以用「粗實線」,在「標題」與「內容」之間做個明顯的區隔,這樣會讓看到表格的人,一眼就看出內容是在哪個部份。

how_word_form-07.jpg

三、平均分配列高與欄寬

接著相同類型的欄寬與列高,為了美觀起見,我們必需使用「平均分配列高」與「平均分配欄寬」來將表格好好的「整理」一下,就好像把一口不整齊的牙齒,好好的矯正一番。

how_word_form-08.jpg

四、行數多時,在每間隔行之間,填入灰階背景色

這是一個貼心的小動作,在一些內容比較多且長的表格,為了不要讓人在看資料時,對錯欄位,或是看到「眼花」,在每隔一列時,可以填入灰階的背景色,這樣看表格的人,也比較沒有壓力。

how_word_form-09.jpg

五、適當加入細虛線

相較於「粗實線」,是用來區隔不同的資料區塊,而「細虛線」則是用在有多列相同資料時,就可以將「細虛線」安插在「實線」之間。

how_word_form-10.jpg

六、中文用標楷體、英文、數字用Arial

而最後,建議打表格時不要用太花俏的字型,因此除非公司有規定要使用「新細明體」,要不然我在打完一個表格時,一律都會把中文字型改為「標楷體」,而英文、數字等資料,則會改成「Arial」字型,我覺得這兩種字型真是有質感到爆…,而且相同的檔案,拿到別人的電腦,字型也都不會跑掉,因為這兩種字型每個人電腦都有。

how_word_form-11.jpg

讓Excel自動檢查儲存格中是否有輸入重複的資料

輸入通訊錄時,常常會打錯

我朋友是一位業務員,所以經常要將客戶的通訊錄,一一輸入到Excel裡,但常常會發生把客戶的電話輸入錯誤,也就是同樣的電話,可能同時輸入到不同客戶的名字上,因此打電話來跟我求助,看看在Excel裡,有沒有任何的功能、方式,可以提醒我們在輸入資料時,若是輸入到重複的電話時,就會立刻提醒我們,你剛才輸入的電話已經是重複的了。

例如以下這個清單中,你有發現到哪裡出錯了嗎?

excel_check_repeat-01.jpg

解答公佈,就是王小明和王力宏的電話是重複的,另外說明一下,這上面的電話都是我隨便亂打的,可別真的要照上頭的電話,要打給蔡依林和周杰倫哦!

好的,那在Excel裡有什麼辦法可以做到檢查重複值的功能了,其實被問的當下,我以為這樣的功能,是要寫VBA程式來檢查,是在過了十分鐘,才想到在Excel裡,有個功能叫「設定格式化的條件」,利用這個「格式化的條件」,這個問題就可以迎刃而解了。

這個技巧相當的實用,相信在許多文書處理的場合都可以用的到,雖然在這個通訊錄的例子,你也可以不需要使用「設定格式化的條件」,但若你學會這個技巧,除了可以讓你輸入資料的正確性提高之外,你的Excel功力將更進一階,再也不是一個只會將「數字」填入儲存格的初學者了。

Excel「設定格式化的條件」教學

Step 1. 首先,先選擇您想要檢查的範圍,若以我這個例子來說,當然就是選擇「C欄」,如下圖:

excel_check_repeat-02.jpg

Step 2. 接著在「常用」頁籤中,點擊「設定格式化的條件」,並在下拉的功能表中,點擊「新增規則」,如下圖:

excel_check_repeat-03.jpg

Step 3. 在「選取規則類型」中選取「只格式化唯一或重複的值」,再點選〔格式〕,此時的「格式化全部」需選擇「重複的」,如下圖:

excel_check_repeat-04.jpg

在這一步,我要特別的說明一下,所謂的「新增格式化規則」,就是要對那些「符合」我們條件的「儲存格」,做一些格式化的設定。而在這裡,我們設定只要是「重複的」儲存格,就符合我們的條件,而至於那裡「符合條件的儲存格」是要變成什麼樣的格式呢?Excel就讓我們來自訂,而自訂格式的方法,就是點擊〔格式〕來做設定。

舉一反三,既然我們可以設定條件只有「重複的」儲存格才符合,那可不可以設定「唯一的」儲存格才符合呢?

當然可以哦,只要在「格式化全部」中,選取「唯一的」,就可以了。

Step 4. 接著就是要設定「儲存格格式」了,在這個例子中,我準備要將符合條件的儲存格填滿紅色,這樣才一眼就知道資料有重複了,因此我先點擊「填滿」再從「背景色彩」中選取「紅色」,最後則點擊〔確定〕,如下圖:

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在這一步中,儲存格格式要怎麼設定,是隨你高興的,你也可以將字體發大、字體顏色改變,或是設定底線、粗體等等,全部都可以。

Step 5. 接著回到「新增格式化規則」的對話盒,這時我們就可以看到最下方的「預覽」,就是我所設定的一樣,讓儲存格全部用紅色填滿的狀態,最後我們就點擊〔確定〕來完成這整個設定吧!

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Step 6. 此時你就會發現到,「王小明」和「王力宏」這兩個儲存格,立刻就變成紅色的了,這時你可以修改好正確的資料後,再接著繼續輸入資料,若是有再輸入重複的電話時,Excel會立即將重複的儲存格變成紅色的。

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若是您覺得將整個儲存格變成紅色有點太誇張的話,可以再點選「設定格式化的條件」並從下拉式選單中點選「管理規則」,如下圖:

excel_check_repeat-08.jpg

此時,就可以在規則中看到剛才所設定的規則了,這時只要雙點擊該規則,就可以修改儲存格的格式了。

excel_check_repeat-09.jpg

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